Rapportering og midtveisevaluering

Årsrapport

Alle ph.d.-kandidater skal levere framdriftsrapport til instituttleder innen 1. september hvert år, se eget skjema i boksen over. Hovedveiledere rapporterer også, på eget skjema. Instituttleder går gjennom skjemaene og leverer dem videre til ph.d.-programmet innen 15. september. Rapportene fra kandidater og hovedveiledere behandles konfidensielt av leder av KFU og sekretæren for KFU, disse har også dialog med instituttleder om oppfølgingen. KFU diskuterer resultatene av framdriftsrapportene på samlet nivå.

Midtveisevaluering

• Det skal gjennomføres midtveisevaluering for alle kandidater tatt opp på ph.d.-programmet ved Norges idrettshøgskole. Midtveisevaluering skal gjennomføres midtveis i løpet (fortrinnsvis 3. semester for kandidater med treårskontrakt og 4. semester for kandidater med fireårskontrakt) og senest ett år før planlagt innlevering av avhandlingen.

• Midtveisevaluering skal være en anledning for kandidaten til å presentere sitt arbeid for fagpersoner utenfor veilederkretsen og få konstruktiv tilbakemelding og anbefalinger for videre progresjon. Instituttene er ansvarlige for gjennomføring av midtveisevaluering for sine kandidater. Ordningen omfatter også kandidater med ekstern arbeidsgiver.

• Midtveisevalueringen, inkludert forberedelser, er en obligatorisk del av opplæringsprogrammet på ph.d.-studiet og gir en uttelling på 5 SP. Se emneplanen for mer informasjon: PHD644 Midtveisevaluering.

Formål

• Evalueringen skal bidra til å heve kvaliteten på forskningsarbeidet og sikre fullføring på normert tid.

• Evalueringen skal gi kandidaten tilbakemelding på hvordan prosjektet ligger an kvalitetsmessig og tidsmessig, og gi innspill og anbefalinger for videre progresjon.

• Midtveisevalueringen skal være en sentral og obligatorisk del av NIH og instituttets oppfølging av kandidaten, i tillegg til ordinær veiledning, årlig fremdriftsrapportering og medarbeidersamtaler.

Komité

• Komité for midtveisevaluering skal bestå av to medlemmer. Så fremt mulig skal begge kjønn være representert. Det bør etterstrebes at ett av medlemmene er uten tilknytning til NIH og medlemmene må være habile.
• Hovedveileder fungerer som administrator av komitéen.
• Forslag til komité og dato for midtveisevalueringen sendes inn på e-post til KFU.

Forberedelser

Kandidaten skal levere skriftlig materiale i form av midtveisrapport og relevante vedlegg senest seks uker før evalueringen.

Struktur og innhold i midtveisrapporten

1. Fakta om stipendiatperioden  

   • Oversikt over tilsettingsdato, stipendiatsperiode og planlagt sluttdato. 
   • Oversikt over gjennomført emner og kurs. 
   •  Oppgi navn og institusjon på veiledere. 

2.  Status for forskningsarbeidet 

   • Kort om endringer som er gjort i forhold til prosjektplan (prosjekter, hoved-problemstillinger, artikler, endringer på bakgrunn av tilbakemeldinger fra sakkyndig vurdering i forbindelse med opptak). 
   • Identifikasjon av eventuelle utfordringer som har oppstått eller kan oppstå. 
   • Oversikt over gjennomført arbeid så langt, inkludert datainnsamling, analyser og publiserte arbeider. 
   • Original prosjektplan legges ved. 

3. Fremdriftsplan 

   • Detaljert fremdriftsplan som dekker perioden frem til innlevering av avhandling. 
   • Beskrivelse av milepæler, tidslinje og tiltak for å sikre gjennomføring. 

4. Beskrivelse av planlagte artikler/kapitler 

   • For hvert planlagte arbeid, beskriv kort: tittel, mål, metode, datagrunnlag, status, og plan for ferdigstillelse. 
   • Beskriv status for arbeidet med kappa (eventuelt vedlegg innholdsfortegnelse dersom tilgjengelig). 
   • Vedlegg relevante utkast, dersom tilgjengelig. 

5. Vedlegg 

   • Original prosjektbeskrivelse 
   • Utkast til artikler/kapitler. 
   • Innholdsfortegnelse for avhandlingen (hvis tilgjengelig). 
   • Annen relevant dokumentasjon

Gjennomføring

• Evalueringen innledes med at kandidaten redegjør for prosjektet sitt basert på oversendt skriftlig materiale (20 minutter). Komitemedlemmene fungerer som opponenter og leder deretter en samtale med kandidaten.
• For å sikre et godt læringsutbytte er det viktig at komiteen vektlegger en kritisk- konstruktiv og støttende samtale med kandidaten. Veileder har ansvar for å veilede komiteen slik at den legger seg på riktig nivå i utspørringen.
• Midtveisevalueringen gjennomføres som en minidisputas med en varighet på inntil 2 timer. Evalueringen skal være åpen for aktuelt fagmiljø.

Evaluering og oppfølging

• Midtveisevalueringen skal resultere i en skriftlig vurdering fra komiteen (jf. vedlagte skjema), med vekt på konstruktive tilbakemeldinger og anbefalinger for videre progresjon. Den skal også omfatte vurdering av kandidatens planlagte fremdrift frem til innlevering.
• Komiteens vurdering (eget skjema) overleveres kandidat, veileder, instituttleder og STA. Vurderingen skal opp som orienteringssak i KFU-møte.
• Veilederteamet følger opp at komiteens anbefalinger følges.
• Ekstern sensor godtgjøres med 20 timers arbeid.

KFU er ansvarlig for å avdekke manglende progresjon i avhandlingsarbeidet, mangler ved veiledningen samt å iverksette tiltak for å korrigere dette. KFU skal påse at kvalitetssikringssystemet fungerer og kan ved utilfredsstillende rapporter beslutte at studiet skal avbrytes/termineres.