Brukere plikter å gjøre seg kjent med innholdet i reglementet før IT-ressursene tas i bruk, følge denne og holde seg oppdatert om gjeldende reglement og tilhørende retningslinjer.
Reglementet ble oppdatert og vedtatt 11.12.2024.
Bruk av IT-ressurser ved NIH
Du skal oppføre seg som en god representant for NIH, og ikke fornærme eller forulempe andre. Vanlige standarder for alminnelig god oppførsel må følges. Utilbørlig, krenkende og annen uønsket bruk av IT-ressursene vil kunne medføre reaksjoner og disiplinære tiltak.
IT-ressursene ved NIH skal brukes til aktiviteter knyttet til undervisning, forskning, studier og administrativt arbeid. De skal ikke brukes i kommersiell sammenheng og/eller til aktiviteter uten tilknytning til virksomheten som foregår ved NIH.
Ingen skal gjøre endringer på NIH-eid utstyr uten etter eksplisitt tillatelse fra IT-avdelingen. Det er ikke tillatt å fjerne eller endre fastmontert utstyr (inklusive kabler i møte- og klasserom).
Brukerkonto (brukernavn og passord)
Du er selv ansvarlig for all bruk som gjøres med din konto ved NIH. Ditt passord legitimerer deg som rettmessig bruker av din konto. Dette passordet er personlig, og skal ikke overdras til andre. Ved mistanke om at passordet ditt kan ha blitt kjent for uvedkommende skal passordet byttes umiddelbart via passordtjenesten, og du skal informere IT-avdelingen om hendelsen. Det er ikke tillatt å låne ut din konto eller din NIH-PC, MAC, Nettbrett, eller mobil til andre. Husk alltid å låse skjerm/tastatur og låse kontordør når du forlater IT-utstyret ditt. Forlat aldri IT-utstyr, mobiltelefon eller andre enheter der det er tilgjengelig for andre. De fleste tjenester ved NIH krever bruk av multifaktor autentifisering (MFA) for å få tilgang, og alle brukere ved NIH er forpliktet til å bruke egnede verktøy (for eksempel mobiltelefon) som kreves til dette formål.
Adgangskort (ansattkort og studentkort)
Adgangskortet ditt er personlig og skal oppbevares trygt og PIN-kode skal holdes hemmelig. Det er ikke tillatt å låne ut kortet ditt til andre. Registrering av bruk gjøres av beredskapshensyn, og slettes automatisk etter kort tid. Det er ikke tillatt å slippe inn uvedkommende til områder som er avlåst, og du vil kunne bli holdt ansvarlig for hva disse personene foretar seg. Tap av adgangskort skal umiddelbart varsles til Servicetorget slik at tilgang kan sperres og du kan motta et nytt kort.
Lagring og kopiering
Lagring av data skal gjøres i henhold til våre retningslinjer for klassifisering av data og bruk av lagringsguiden. Det er spesielt viktig at personopplysninger lagres i henhold til reglene i personopplysningsloven og GDPR. Se mer informasjon om dette på våre personvernsider.
Data skal etter klassifisering lagres i henhold til lagringsguiden. Lagring av personlige data/filer skal i minst mulig grad legges på NIHs lagringssystemer og skal alltid merkes som private/non-business.
Uautorisert nedlasting og kopiering av lisensiert programvare og annet opphavsrettslig beskyttet innhold er ikke tillatt.
Det er forbudt å bruke NIHs IT-ressurser til innhenting, lagring og distribusjon av informasjon som strider mot norsk lov.
NIH sletter brukerdata når studenter og ansatte har sluttet i henhold til personvernlovgivningen.
Retningslinjer for bruk av e-post og Teams
E-post- og Teams ved NIH skal kun brukes til aktiviteter som er tilknyttet NIHs virksomhetsområde, og skal i minst mulig grad brukes i privat sammenheng. Den enkelte må utvise varsomhet i så måte i forhold til distribusjon av sin e-postadresse. Det er forbudt å benytte NIHs e-postadresse til tjenester opprettet i privat hensikt (eksempelvis sosiale medier eller e-handelsløsninger).
Det kreves at alle ansatte og studenter holder seg orientert om høgskolens virksomhet ved jevnlig å lese NIH-epost. Ansatte ved NIH har et særskilt ansvar for å følge med på Teams og NIHs intranett, Innersvingen (krever innlogging).
Husk at sensitiv informasjon ikke skal sendes i klartekst på e-post eller Teams til eksterne.
Det skal utvises særlig aktsomhet ved åpning av vedlegg fra eksterne brukere.
For ansatte tillates ikke automatisk videresending av meldinger/e-post fra NIH-konto til ekstern konto av personvern- og sikkerhetsmessige årsaker.
For ansatte anbefales Teams normalt som primær kommunikasjonskanal for interne meldinger. Utsendelse av e-post til store brukergrupper skal kun gjøres når spesielt viktig informasjon skal formidles.
Det er ikke tillatt å opptre anonymt, under falskt navn eller under pseudonym ved bruk av elektroniske kommunikasjonskanaler ved NIH, herunder sosiale medier. Det er ikke tillatt å sende innhold som er av krenkende og/eller injurierende art.
Regler om innsyn
Innhold i e-post/Teams og data lagret på den enkeltes brukers filområde oppfattes som den enkeltes private eiendom og vil bli behandlet i henhold til Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale. Se også Datatilsynets sider om innsyn i filer og e-post. Dette innebærer at arbeidsgiver/institusjon bare i spesielle situasjoner har anledning til å åpne og lese dette materialet, og så langt som mulig, bare etter forutgående varsel.
For studenter og ansatte ved NIH vil det kun i svært spesielle tilfeller (for eksempel henvendelse fra politiet) være grunnlag for å aksessere deres data.
Alle datafiler vil periodisk, og ved særskilt mistanke, bli kontrollert mot virus og skadelig innhold. Ved feilsituasjoner som oppdages kan det være nødvendig å gjennomsøke brukeres dataområder manuelt.
Utstyr tilhørende NIH
På utstyr (herunder PC, MAC, Nettbrett, mobil) som eies av NIH, skal det ikke installeres programvare som ikke er en del av høgskolens programvareportefølje uten eksplisitt godkjenning fra IT-avdelingen.
Ved behov for ny programvare på NIH-eid utstyr skal IT Styringsgruppen ved NIH ta stilling til institusjonell programvare. Programvare til begrenset og personlig bruk på NIH-eid utstyr skal meldes inn på eget skjema og må godkjennes av IT-avdelingen før installasjon og bruk. Skjemaet fås ved henvendelse til it-support@nih.no og behandles via IT-avdelingens helpdesk-system.
Ansatte har av sikkerhetsmessige årsaker ikke administratorrettigheter på utstyr som tilhører NIH. Ved spesielle behov kan man kontakte IT-avdelingen for å få midlertidig administratortilgang.
Dersom det oppdages programvare på NIHs IT-utstyr som ikke er godkjent til bruk på NIH, kan IT-avdelingen kreve dette fjernet eller fjerne dette etter varsling.
Privat utstyr
Ansatte ved NIH skal primært bruke NIH-eid utstyr. Det er ikke tillatt å koble privat utstyr mot NIHs interne nett (både kablet og trådløst nett). Privat utstyr må bare kobles mot Eduroam eller gjestenett. Ved behandling av virksomhetsdata på privat utstyr må NIHs retningslinjer for privat datautstyr følges. Disse retningslinjene stiller flere krav til oppsett og sikring av utstyret og hvilke kategorier data som kan behandles på privat utstyr.
Besøkende på NIH
Det skal utvises særlig aktsomhet i forhold til besøkende. Disse skal henvises til enten å benytte eget datautstyr eller låne-PC fra IT-avdelingen. Det er ikke tillatt å låne bort eller gi tilgang til NIHs IT-utstyr til eksterne eller sette inn minnepinner fra besøkende i NIH-maskiner. Besøkende med behov for internettilgang skal henvises til gjestenettet eller Eduroam.
Spesielt om reiser
Dersom det er behov for å ha med NIH-eid IT-utstyr ved besøk i utlandet utenfor EU, til land som ikke er inkludert i de land EU vurderer har tilstrekkelig beskyttelsesnivå, skal IT-avdelingen alltid kontaktes og det skal gjøres en vurdering av eventuelle tiltak før reisen finner sted. Dette er særlig viktig ved besøk til land definert som risikoland av PST, som Kina, Iran og Russland. IT-avdelingen låner ut spesielt utstyr ved slike besøk.
IT-sikkerhet
All bruk av IT-ressurser ved NIH skal overordnet foregå i samsvar med NIHs ledelsessystem for informasjonssikkerhet og personvern.
Brukere ved NIH skal ikke på eget initiativ foreta kartlegging eller testing av mulige svakheter i NIHs systemer og/eller nettverk, eller på annen måte drive «hacking» mot interne eller eksterne systemer. Det er ikke tillatt å skaffe seg urettmessig adgang til andre brukeres data, programvare eller lagringsområder. NIH kan midlertidig sperre tilgang til nettverket (hele, deler eller for enkeltbrukere) dersom det oppstår en sikkerhetshendelse som kan true sikkerheten i NIHs nettverk, leverandører, samarbeidspartnere.
Sikkerhetshendelser og mistanke om slike, skal rapporteres til IT-avdelingen og meldes til sikkerhetsavvik@nih.no.
Ved særlig alvorlige IT-hendelser og alvorlige brudd på personvernregelverket skal informasjons-sikkerhetsansvarlig, IT-direktør eller administrerende direktør kontaktes umiddelbart.
Eiendomsrett
Høgskolen har eiendomsrett til all programvare og innhold som er blitt utviklet ved hjelp av skolens IT-ressurser og/eller tilknyttet skolens datanett, jfr. Lov om opphavsrett til åndsverk § 39, dog med de unntak som kommer inn under Lov om retten til oppfinnelser som er gjort av arbeidstakere.
Brudd på IT-reglementet
Brudd på IT-reglementet vil kunne medføre sanksjoner. Sanksjonene fastsettes i samsvar med bruddets art og omfang. Handlinger eller hendelser som innebærer brudd på norsk lov, vil bli politianmeldt og kan medføre straffeforfølgelse eller privatrettslig forfølgelse. Dette gjelder også misbruk som påfører høgskolen økonomiske tap eller ansvar.