Denne retningslinjen fastsettes av styret og vil fra 1. august 2025 regulere kvalifikasjonskrav og ansettelsesvilkår for rekrutteringsstillinger ved NIH.
1. Generelt
Retningslinjene gjelder for ansettelse i rekrutteringsstillinger etter lov om universiteter og høyskoler (uhl) med tilhørende forskrift. For ansettelse på innstegsvilkår, vises det til forskrift om ansettelse på innstegsvilkår.
Ansettelsesforholdene er regulert av statsansatteloven (sal) i det omfang det ikke er gitt særlig regulering etter lov om universiteter og høgskoler (uhl) med tilhørende forskrift.
Alle som er involvert i prosessene for ansettelse, er forpliktet til å følge forvaltningslovens regler om habilitet (fvl. §§ 6, 7 og 8). De må ikke ha nær tilknytning til noen av søkerne eller nært samarbeid eksempelvis gjennom veiledning eller sampublisering, eller særlig fordel eller ulempe av å vurdere dem. Den enkelte har ansvar for å vurdere sin habilitet og si fra om forhold som kan medføre inhabilitet.
Alle som er involvert i prosessene for ansettelse, permisjon og forlengelse, er underlagt taushetsplikt om det de får kjennskap til i tilknytning til saken (jf. fvl. § 13).
Søkere regnes som part i ansettelsessaker og har rett til parts-innsyn etter forskrift til forvaltningsloven (fvl-forskrif t kap. 5). Dette innebærer at søkere eksempelvis har rett til innsyn i utvidet søkerliste, hvem som er innstilt og innstillingsrekkefølge. De kan gis innsyn den delen av innstillingen som inneholder faktiske opplysninger om seg selv, men ikke vurderinger.
For utfyllende administrativ veiledning og maler for rekrutteringsprosessen, se NIHs intranett.
1.1 Definisjoner og forkortelser
Rekrutteringsstillinger omfatter vitenskapelig assistent, stipendiat og postdoktor.
Utdanningsfaglig kompetanse er pedagogisk eller didaktisk kompetanse for å fremme læring, deriblant kunnskap og ferdigheter innen utvikling og gjennomføring av undervisning og veiledning på universitets- og høgskolenivå (uh-forskrift § 3-8).
Karrierefremmende arbeid er arbeid utover eget forskningsprosjekt og doktorgradsutdanning som gir relevant kunnskap og erfaring for videre karriereløp i høyere utdanning eller andre sektorer.
Karriereplan omfatter karrieremål og tiltak, inkl. karrierefremmende arbeid. Den supplerer plan for doktorgradsarbeid/forskningsprosjekt. Karriereplanen avtales og følges opp i medarbeidersamtalen.
Intervjugruppen foretar faglig vurdering, og gjennomfører intervju og eventuelt referansesjekk av søkere etter delegering fra instituttleder.
Innstillingsmyndigheten tilligger instituttleder/senterleder ved institutt/senter.
Ansettelsesmyndigheten er tillagt AU vit for ansettelse i rekrutteringsstillinger.
Forkortelser
Sal - Lov om statens ansatte (Statsansatteloven)
aml - Lov om arbeidsmiljø, arbeidstid og stillingsvern mv. (arbeidsmiljøloven)
fvl - Lov om behandlingsmåten i forvaltningen (forvaltningsloven)
ldl - Lov om likestilling og forbud mot diskriminering (likestillings- og diskrimineringsloven)
uhl - Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven)
uh-forskrift - Forskrift til lov om universiteter og høyskoler, kap. 3: Undervisnings- og forskningsstillinger, rekrutteringsstillinger og innstegsstillinger. [Forskrift om ansettelse på innstegsvilkår er fortsatt gjeldende. Skal inn i ny forskrift etter evaluering av ordningen.]
2. Kvalifikasjonskrav og stillingsinnhold
2.1 Postdoktor
En postdoktorstilling har som formål at den ansatte skal opparbeide seg en forskerprofil og kompetanse som gjør vedkommende kvalifisert for å søke stilling som førsteamanuensis. Stillingen kan i tillegg gi annen kompetanse med relevans for postdoktorens videre karriere (uh-forskrift § 3- 18).
For å bli ansatt som postdoktor kreves doktorgrad (uh-forskrift § 3-18).
2.1.1 Åremålsperiodens lengde
Åremålsperioden for ansettelse som postdoktor, er tre til fire år. Ingen kan være ansatt i mer enn en åremålsperiode som postdoktor ved samme institusjon (uhl § 7-6). Åremålsperioden kan forlenges opp til den maksimale tidsrammen, dvs. opptil fire årsverk, dersom omfanget på annet karrierefremmende arbeid er blitt økt vesentlig etter oppstart i stillingen (uh-forskrift § 3-17).
2.1.2 Karriereplan og karrierefremmende arbeid
Det skal utarbeides en karriereplan for postdoktoren, som spesifiserer den kompetansen vedkommende skal opparbeide seg i løpet av åremålsperioden utover selve forskningsprosjektet. Institusjonen har ansvar for at karriereplanen følges opp og at postdoktoren har tilgang til karriereveiledning gjennom postdoktorløpet (uh-forskrift § 3-18). Se kap. 3.
Dersom postdoktoren ikke allerede har utdanningsfaglig kompetanse som innfrir kravene til en stilling som førsteamanuensis, skal institusjonen tilrettelegge for at postdoktoren opparbeider seg slik kompetanse (krever innlogging) i løpet av ansettelsesperioden (uh-forskrift § 3-18).1 Instituttet skal i så fall tildele relevante undervisningsoppgaver og legge til rette for at den ansatte kan fullføre universitets- pedagogisk basiskompetanse som del av det karrierefremmende arbeidet (ref. karriereplanen).
Dersom den ansatte ikke har ferdigheter i norsk, svensk eller dansk på nivå A2 ved ansettelse, skal institusjonen tilby norskopplæring med mål om å oppnå norskferdigheter på minimum dette nivået.
For å muliggjøre hovedmålet om å kvalifisere for ansettelse i fast vitenskapelig stilling, skal postdoktorene utføre forskning på internasjonalt nivå.
2.4 Stipendiat
En stipendiatstilling skal føre til oppnådd doktorgrad og bidra til at den ansatte kvalifiserer seg for relevante karrierer ved høyere utdannings- og forskningsinstitusjoner og andre sektorer i arbeidslivet der forskningskompetanse kreves (uh-forskrift § 3-19).
For å bli ansatt som stipendiat kreves opptak i et doktorgradsprogram, eller at det foreligger en forpliktende avtale om opptak (uh-forskrift § 3-19).
2.4.1 Åremålsperiodens lengde
Minst tre årsverk av den totale åremålsperioden skal være dedikert til doktorgradsarbeid. Stillingen kan i tillegg omfatte annet karrierefremmende arbeid (uh-forskrift § 3-19).
Åremålsperioden for ansettelse som stipendiat, er tre til fire år. Ingen kan være ansatt i mer enn en åremålsperiode som stipendiat ved samme institusjon (uhl § 7-6). Åremålsperioden kan forlenges opp til den maksimale tidsrammen, dvs. opptil fire årsverk, dersom omfanget på annet karriere- fremmende arbeid er blitt økt vesentlig etter oppstart i stillingen (uh-forskrift § 3-17).
2.4.2 Karriereplan og karrierefremmende arbeid
Det skal utarbeides en karriereplan som spesifiserer den kompetansen som stipendiaten skal opparbeide seg utover doktorgradsarbeidet. Institusjonen har ansvar for at karriereplanen følges opp og at stipendiaten har tilgang til karriereveiledning gjennom doktorgradsutdanningen (uh-forskrift § 3-17).
Dersom den ansatte ikke har ferdigheter i norsk, svensk eller dansk på nivå A2 ved ansettelse, skal institusjonen tilby norskopplæring med mål om å oppnå norskferdigheter på minimum dette nivået.
2.6 Vitenskapelig assistent
Stilling som vitenskapelig assistent skal danne grunnlag for en videre akademisk karriere gjennom arbeidsoppgaver som gir innsikt i og erfaring med vitenskapelig arbeid og metode (uh- forskrift § 3- 21). Hovedarbeidsoppgavene skal bestå av vitenskapelig assistanse og assistanse til faglig utviklingsarbeid. Arbeidet kan omfatte utvikling av doktorgradsprosjekt for å søke stipendiatstilling.
Fotnote 1
Eksempler på assistanse til forskning og faglig utviklingsarbeid: transkribering av intervjuer og videodata, bistå med rapportering på prosjekter, nettredigering og utarbeidelse av nyhetssaker for prosjekter, kartlegging av forskningsstudier, datainnsamling, litteratursøk, laboratorieforsøk. For vit.ass. i fulltidsstilling, se flere eksempler på kvalifiserende arbeid i kap. 3.2. For forskningsassistanse som krever mastergrad, kan ansettelse
For å bli ansatt som vitenskapelig assistent kreves minst ett års fullført lavere grads studier eller tilsvarende. Personer som har vært ansatt som stipendiat eller har oppnådd doktorgrad kan ikke ansettes som vitenskapelig assistent (uh-forskrift § 3-21).
Åremålsperioden for vitenskapelig assistent er inntil to år. Ingen kan være ansatt i mer enn én periode som vitenskapelig assistent ved samme institusjon (uhl § 7-6). Lovbestemmelsen praktiseres slik at samlet ansettelsesperiode i stilling(er) som vitenskapelig assistent ved NIH, ikke kan overstige to årsverk.
Et alternativ til å ansette i stilling som vitenskapelig assistent, kan være forsker 1108. Hvis hoved- arbeidsoppgavene er undervisningsrelatert assistanse og koordineringsoppgaver, skal normalt andre stillingskoder benyttes.
3. Karriereplan og karrierefremmende arbeid for stipendiater og postdoktorer
3.1 Karriereplan
Etter ansettelse plikter institusjonen å sette opp en individuell karriereplan i samråd med stipendiat/postdoktor. Dette bør skje i første medarbeidersamtale (oppstartsamtalen). Arbeidsgiver og stipendiat/postdoktor fyller ut karriereplanen sammen. Karriereplanen skal inneholde konkretisering av karrieremål og tiltak for å nå målene. Eventuelle behov for språkopplæring og utdanningsfaglig kompetanse skal inngå i karriereplanen. Karriereplanen følges opp og oppdateres regelmessig i årlig medarbeidersamtale. Karriereplanen skal evalueres ved avslutning av arbeidsperioden. Det skilles mellom karrierefremmende tiltak som den ansatte selv kan gjennomføre, og lønnet karrierefremmende arbeid.
3.2 Karrierefremmende arbeid
Med annet karrierefremmende arbeid menes arbeid ut over forskningsprosjekt og doktorgrads-utdanning som gir relevant kunnskap og erfaring for videre karriereløp ved høyere utdannings- eller forskningsinstitusjoner eller i andre sektorer (uh-forskrift § 3-16). Det er ikke ment å skulle brukes til administrativt arbeid (HK-dir. merknad til ny forskrift).
Eksempler på relevant karrierefremmende arbeid:
- Bidra i undervisning, laboratorie- og øvingsundervisning, veiledning og eksamensarbeid innen den ansattes kompetanseområder
- Gi opplæring i bruk og drift av forskningsinfrastruktur
- Utdanningsfaglig kompetanse, HMS-kurs og lignende som er nødvendig for utførelse av undervisnings- og forskningsarbeid
- Delta i formidlings-, utstillings- og samlingsarbeid
- Bidra til utarbeidelse av forskningsprosjektsøknader eller organisering av faglige konferanser
- Bidra i pågående forskningsprosjekter, faglig utviklingsarbeid, konsulent og utredningsarbeid i fagmiljøet
- Forskningsbasert innovasjons- eller formidlingsprosjekt
- Hospitering eller samarbeid med offentlige eller private aktører
- Valgte verv eller tillitsverv og utvalgsarbeid
3.3 Plan for det karrierefremmende arbeidet
Arbeidsgiver skal så vidt mulig, innenfor eksisterende faglige aktiviteter, økonomiske og personalmessige ressurser, legge til rette for at stipendiater og postdoktorer kan gis lønnet karrierefremmende arbeid som bidrar til å realisere den ansattes karriereplan.
Karrierefremmende arbeid finansieres innenfor rammen av tildelte rekrutteringsstillinger og disponible midler.
Det karrierefremmende arbeidets innhold og fordeling i ansettelsesperioden fastsettes av arbeidsgiver i samråd med stipendiat og veileder. Planen oppdateres årlig med status for utført og planlagt arbeid.
Normalt bør det karrierefremmende arbeidet for stipendiater tilrettelegges på en slik måte at det tas hensyn til stipendiatens behov for tilstrekkelig tid til forberedelser før innlevering og disputas. Dersom stipendiaten leverer avhandlingen før normert tid, kan det karrierefremmende arbeidet utføres etter innlevering av avhandlingen og brukes til formidlings- og innovasjonsprosjekt basert på forskningsarbeidet eller til å høste undervisningserfaring for en videre akademisk karriere.
Det er arbeidsgivers ansvar å påse at det karrierefremmende arbeidet ikke forsinker progresjonen i doktorgradsutdanningen og stipendiatens rett til minst tre årsverk dedikert til doktorgradsarbeidet.
4. Utlysning
Rekrutteringsstillinger skal normalt lyses ut offentlig og kunngjøres internt.
Søknadsfristen skal være minst tre uker fra utlysningsdato, men lengre frist må vurderes for stillinger med krav til prosjektbeskrivelse.
Instituttleder har ansvar for utarbeidelse av utlysningsteksten. Den må spesifisere alle krav forbundet med stillingen. Gjeldende retningslinjer/mal ved NIH følges med hensyn til struktur og innhold.
Utlysningsteksten vedtas av Ansettelsesutvalget eller leder av Ansettelsesutvalget (rektor).
Unntak fra krav om offentlig utlysning er nærmere beskrevet i NIHs “retningslinjer for ansettelse, overgang og opprykk i vitenskapelige stillinger”.
5. Vurdering av faglige kvalifikasjoner og personlig egnethet
For alle rekrutterings-stillinger er det krav til faglig vurdering, intervju og referansesjekk. Instituttleder eller den som bemyndiges, oppnevner en intervjugruppe som først skal sortere og vurdere søkernes faglige kvalifikasjoner i forhold til utlysningsteksten og stillingens kvalifikasjonskrav.
Det vil normalt være tilstrekkelig at to vitenskapelig ansatte ved instituttet med førstestillingskompetanse gjør en skriftlig vurdering av søkernes kvalifikasjoner (vurderingen av kvalifikasjoner dokumenteres i innstillingen).
Intervjugruppen skal videre vurdere de mest aktuelle søkernes personlige egnethet for stillingen, og gjennomfører intervju og referansesjekk. Gruppen består normalt av stillingens nærmeste leder og ansatte fra fagmiljøet.
Ved vurdering av søkere til postdoktorstillinger skal det legges vekt på dokumenterte faglige kvalifikasjoner, prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. utlysningsteksten), prosjektkvalitet og personlig egnethet.
Ved vurdering av søkere til stipendiatstillinger skal det legges vekt på deres forutsetninger for å få opptak til og kunne gjennomføre doktorgradsutdanningen. Vurderingen baseres i første rekke på dokumenterte kvalifikasjoner og prosjektbeskrivelse (der dette kreves iht. utlysningsteksten), prosjektkvalitet og personlig egnethet.
Rekrutteringsprosessen er lik uavhengig av om stipendiatstillingen er utlyst med et predefinert prosjekt, eller at søkerne skal legge ved forslag til prosjektbeskrivelse.
6. Innstilling og ansettelse
Instituttleder er innstillende myndighet. Innstillingen er basert på en helhetlig vurdering av søkernes kvalifikasjoner og personlige egnethet i forhold til utlysningsteksten. Vurderingen gjøres på grunnlag av den faglige vurderingen, intervju og referansesjekk.
Hvis det er flere kvalifiserte søkere, skal vanligvis minimum tre søkere innstilles og rangeres. Det skal gis en begrunnelse for rekkefølgen av de innstilte søkerne.
Søkere som har vært til intervju, skal informeres om utfallet av prosessen når den er ferdigstilt.
Ansettelsesutvalget fatter vedtak om ansettelse i rekrutteringsstillinger. Prinsippene og reglene for saksbehandling i ansettelsesutvalget følges.
6.1 Arbeidsavtale for ansettelse i rekrutteringsstilling på åremål
Arbeidsavtale skal inngås før oppstart av arbeidet.
Institusjonene skal i fastsettelse av lengden på åremålsperioden ta hensyn til arbeidets egenart, eventuelt tid til annet karrierefremmende arbeid (uh-forskrift § 3-16) og tilgjengelig finansieringsgrunnlag. Fordelingen mellom forskningsprosjekt og karrierefremmende arbeid skal framgå av arbeidsavtalen ved ansettelse. Avtaler om vesentlige endringer i omfanget av det karrierefremmende arbeidet i forhold til arbeidsavtalen, arkiveres i personalmappen.
Dersom åremålsperioden er knyttet til et prosjekt, skal den ansatte (stipendiat eller postdoktor) og institusjonen utarbeide en beskrivelse av prosjektet og en realistisk fremdriftsplan for gjennomføring av prosjektet. Beskrivelsen av prosjektet og fremdriftsplanen skal foreligge senest seks uker etter den ansattes oppstartstidspunkt i stillingen (uh-forskrift § 3-16).
Den ansatte skal ha tilgang til faglig veiledning gjennom hele åremålsperioden (uh-forskrift § 3-16).
Dersom vilkårene for ansettelsen ikke er oppfylt, eksempelvis knyttet til manglende opptak til doktorgradsprogram, framdriftsplan, gjennomføring eller rapportering, faller grunnlaget for ansettelsen bort og arbeidsgiver kan vurdere å heve arbeidsavtalen og avslutte arbeidsforholdet (sal § 20, aml kap. 15).
6.2 Faglig veiledning og mentor for postdoktorer
Det skal ved oppstart klargjøres hvem som har ansvar for å følge opp den ansatte med faglig veiledning, jf. prosjektbeskrivelse og framdriftsplan.
Både faglig veileder og den ansatte har plikt til å melde fra til arbeidsgiver om manglende gjennomføring av prosjekt- og framdriftsplan.
6.3 Ansettelsesvilkår for stipendiater
Det er et ansettelsesvilkår at stipendiaten tas opp på doktorgradsprogram og oppfyller kravene til rapportering og andre forpliktelser i doktorgradsprogrammet. Følgende frister skal framgå av arbeidsavtalen:
- Fullstendig søknad om opptak til doktorgradsprogram må foreligge senest seks uker etter tiltredelse
Stipendiater ansettes ved det institutt/senter der kandidaten har sin hovedveileder og sin daglige arbeidsplass. Institutt/senter har arbeidsgiveransvar for stipendiaten.
Dersom arbeidsgiver i særskilte tilfeller og etter søknad vil ansette i 50 % deltidsstilling eller mer i hele eller deler av perioden, kan ansettelsesforholdet forlenges slik at doktorgradsutdanningen tilsvarer tre årsverk.
Ved direkte overgang til ny stilling etter at stilling som stipendiat har utløpt, medregnes ikke tid brukt til eget doktorgradsarbeid i ansettelsestiden. Permisjoner eller forlengelse av åremålet etter uh- forskrift § 3-17, medregnes ikke i ansettelsestiden. Tid som er brukt til annet karrierefremmende arbeid i løpet av åremålsperioden regnes sammen til en sammenhengende periode (uh-forskrift § 3- 17).
7. Permisjon og forlengelse av åremålsperioden
I tråd med NIHs til enhver tid gjeldende bestemmelser, vil permisjon og grunnlag for forlengelse avgjøres av instituttleder / KFU / Ansettelsesutvalget avhengig av type permisjon og forlengelses- grunnlag. UH-forskriftens bestemmelser om permisjon og forlengelse gjelder alle ansatte i rekrutteringsstillinger.
7.1 Lov og avtalefestet rett til permisjon og forlengelse
Permisjoner og redusert arbeidstid som den ansatte i rekrutteringsstilling har krav på etter lov eller tariffavtale, og sykefravær, gir rett til forlengelse av åremålsperioden (uh-forskrift § 3-17). Etter 1.7.2023 regnes fravær fra første fraværsdag.
Institusjonene kan i særskilte tilfeller forlenge åremålsperioden ved uforutsette hindringer relatert til arbeidet som ikke kan lastes den ansatte (uh-forskrift § 3-17). For stipendiater forutsettes det at vedkommende vil kunne fullføre doktorgradsutdanningen innen forlengelsestidens utløp (jf. gammel forskrift § 2-3 (6)).
Instituttet/senteret er ansvarlig for å sikre at midler blir avsatt til finansiering av ekstraordinære kostnader ved forlengelse relatert til lov- og avtalefestet permisjon uavhengig av stillingens finansieringskilde.
7.2 Rett til forlengelse for valgte verv og utvalgsarbeid
Den ansatte har rett til permisjon og forlengelse av åremålsperioden for sentrale lederverv i organisasjoner knyttet til stillingene (uh-forskrift § 3-17).
7.3 Permisjon og forlengelse inntil et halvt år
Det kan gis permisjon for fravær på grunn av kortvarige vikariater i undervisnings- og forsknings- stillinger og for utenlandsstipendopphold og lignende, når dette kan skje uten å redusere fremdriften med maks et halvt år i postdoktorprosjektet, doktorgradsutdanningen eller spesialistutdanningen.
Ansettelsesperioden skal forlenges tilsvarende (uh-forskrift § 3-17).
Permisjon som ikke er lov- eller avtalefestet, er ingen rettighet og avgjøres av instituttleder/KFU/AU. Den ansatte er heller ikke forpliktet til å utføre arbeid på instituttet utover avtalt forskningsprosjekt og karrierefremmende arbeid.
Permisjon kan bare gis når veileder finner dette faglig forsvarlig, justert plan for gjennomføring av doktorgradsutdanningen foreligger, og instituttleder finner dette bemanningsmessig og økonomisk akseptabelt.
Dersom den ansatte og veileder mener at arbeidet vil være kompetanse- og karrierefremmende for stipendiat/postdoktor, og det foreligger tilstrekkelig intern eller ekstern finansiering for arbeidet, skal det vurderes om arbeidet kan inngå som karrierefremmende arbeid i en revidert karriereplan.
7.4 Forlengelse for karrierefremmende arbeid
Institusjonene kan forlenge åremålsperioden for stipendiater og postdoktorer opp til den maksimale tidsrammen for åremålsstillingen, dvs. opptil fire årsverk, dersom omfanget på annet karrierefremmende arbeid har økt vesentlig etter oppstart i stillingen (uh-forskrift § 3-17).
Forlengelse på dette grunnlaget forutsetter at det i løpet av ansettelsesperioden åpner seg nye finansieringsmuligheter til karrierefremmende arbeid.
8. Ikrafttredelse, overgangsordning og revisjon
Retningslinjen fastsettes av styret og trer i kraft fra 1. august 2025.
For utlysninger før 1. august 2025 og forutsatt vedtak om ansettelse i rekrutteringsstillinger før 1. august 2025, kan enhetene velge å bruke ansettelsesvilkårene i forskrift av 31. januar 2005 nr 102 om ansettelsesvilkår for stillinger som postdoktor, stipendiat og vitenskapelig assistent.
Retningslinjen for ansettelse i rekrutteringsstillinger viderefører bestemmelser hjemlet i statsansatteloven og NIHs personalreglement. Særlig relevante bestemmelser er tatt inn i denne retningslinjen av hensyn til brukervennlighet og etterlevelse.
I retningslinjene er det tatt inn tekstutdrag fra sentrale lover og forskrifter. Disse er ikke nødvendigvis sitert ordrett, men det er lagt inn referanse til hjelp i tolkningsspørsmål.
Endringer i retningslinjene som følge av mindre endringer i lov eller forskrift, eller nødvendige korreksjoner, kan gjøres uten ny behandling i styret. Endringer i retningslinjene som er rent språklige og ikke påvirker meningsinnholdet kan gjøres uten ny behandling i styret. Rektor har fullmakt til å godkjenne ny versjon.
Utfyllende retningslinjer og tilhørende rammeverk med maler utarbeides av administrasjonen.