Om denne personvernerklæringen
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Norges idrettshøgskole håndterer dine personopplysninger i Søknadsweb. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.
Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.
Kort om Søknadsweb
Søknadsweb er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Søknadsweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS.
Formålet med behandling av personopplysninger i Søknadsweb
Formålet med behandlingen av personopplysninger i Søknadsweb er at du skal kunne registrere søknad om opptak til studier.
Rettslig grunnlag
Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen er også nødvendig for at Norges idrettshøgskole skal kunne oppfylle sin avtale med deg som student. Enkelte behandlinger, f.eks. godkjenning av undervisnings- og eksamensmelding er utøvelse av offentlig myndighet.
Hvilke personopplysninger blir behandlet i Søknadsweb?
Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i Søknadsweb.
Følgende personopplysninger kan bli behandlet i Søknadsweb: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, informasjon om søknadsalternativer og dokumenter du laster opp i forbindelse med søknaden.
Hvor hentes opplysningene i Søknadsweb fra?
Registreringer du gjør selv
Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søknadsweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine.
Når du logger deg på i Søknadsweb lagrer vi ditt fødselsnummer, din IP-adresse og eventuelle feilmeldinger. Denne informasjonen lagres for å kunne gi deg bistand ved behov for hjelp i forbindelse med bruk av Søknadsweb.
Registreringer hentet fra Felles studentsystem
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Norges idrettshøgskole registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine søknader. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak. Disse dataene blir kun sendt til Søknadsweb for at du skal kunne få innsyn i dine data.
Hvor lenge lagres personopplysningene i Søknadsweb?
Personopplysningene dine knyttet til dine innlogginger lagres i 12 måneder før de slettes. Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i Søknadsweb. Denne informasjonen slettes etter 12 måneder.
Personopplysninger som registreres i Søknadsweb blir sendt til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Personopplysninger i FS lagres i utgangspunktet til evig tid.
Automatisk saksbehandling
Når du benytter Søknadsweb ved Norges idrettshøgskole vil en rekke prosesser tilknyttet til søknaden utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:
- poengberegning ved opptak
- tildeling av studieplass
- søknad om utveksling
Utleveringen av dine personopplysninger til andre
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
Norges idrettshøgskole kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør
Personopplysninger som registreres i Søknadsweb blir sendt til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Ansatte ved Sikt som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine person-opplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.
USIT/Universitetet i Oslo
Søknadsweb driftes av USIT på vegne av Sikt. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger
Feide
Det er mulig å logge inn i Søknadsweb med Feide. Feide leveres av Sikt. Sikt samarbeider med Utdanningsdirektoratet om forvaltningen av tjenesten. Hvis du logger inn med Feide vil ansatte som har behov for det i sin jobb ha tilgang til ditt Feide-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes dine personopplysninger hos Feide.
Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)
Det er mulig å logge inn i Søknadsweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. Digdir er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID.
Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Digdirved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk. Behovet oppstår når Digdir må yte hjelp til bruker eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.
Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.
Sikkerheten rundt dine personopplysninger
Norges idrettshøgskole gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Søknadsweb. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.
Dine rettigheter
Les mer om rettigheter knyttet til innsyn, korrigering og sletting av personopplysninger. Her står det også om rett til å klage over behandlingen av personopplysningene.
Kontakt
Behandlingsansvarlig
Norges idrettshøgskole ved administrerende direktør er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Søknadsweb, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7.
Systemet forvaltes av Studieavdelingen. Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt på ses@nih.no Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Personvernombud
Norges idrettshøgskole har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Norges idrettshøgskole. Fra april 2024 har NIH avtale med Sikt om personvernombudstjenester.
Personvernombudet kan nås via e-post: personvernombud@nih.no.