Om denne personvernerklæringen
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Norges idrettshøgskole håndterer dine personopplysninger i datasystemet Studentweb. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.
Hva er personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.
Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.
Kort om Studentweb
Studentweb er en webapplikasjon som lar deg som student utføre en rekke studieadministrative oppgaver, slik som semesterregistrering og oppmelding til undervisning og eksamen. Studentweb gir deg også innsyn i informasjonen som Norges idrettshøgskole har lagret om deg i det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS), slik som kontaktopplysninger, eksamensresultater og hva som er sendt til Lånekassen.
Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se gjerne personvernerklæringen for FS.
Formålet med behandling av personopplysninger i Studentweb
Formålet med behandlingen av personopplysninger i Studentweb er at du skal kunne administrere dine studier ved Norges idrettshøgskole.
Rettslig grunnlag
Behandlingen av personopplysninger er nødvendig for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte.
Enkelte behandlinger, f.eks. godkjenning av undervisnings- og eksamensmelding er utøvelse av offentlig myndighet.
Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven §2-8 og personopplysnings-loven §6 1 c) rettslig forpliktelse.
Hvilke personopplysninger blir behandlet i Studentweb?
Følgende personopplysninger kan bli behandlet i Studentweb: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto, søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, politiattest der det er relevant, semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.
Hvor hentes opplysningene i Studentweb fra?
Registreringer du gjør selv
Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier (informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader om bl.a. godkjenning m.m.) og dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved Norges idrettshøgskole.
Registreringer fra saksbehandlere/undervisere ved NIH
I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Norges idrettshøgskole registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for og klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier. Disse dataene blir kun sendt til Studentweb for at du skal få innsyn i dine data.
Hvor lenge lagres personopplysningene?
Personopplysninger som registreres i Studentweb blir sendt til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Personopplysninger i FS lagres i utgangspunktet til evig tid. Se gjerne personvernerklæringen for FS.
Automatisk saksbehandling
Når du benytter Studentweb ved Norges idrettshøgskole vil en rekke prosesser tilknyttet til studentforhold utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:
- Beregning av hvilke emner du får melde deg opp til
- Oppmelding til undervisning og eksamen
- Oppretting av fakturaer
- Begrunnelser/klager i forbindelse med eksamen
- Diverse godkjenningssøknader
Leveres dine personopplysninger til andre?
Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.
Norges idrettshøgskole kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.
Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.
Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:
Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør
Personopplysninger som registreres i Studentweb blir sendt til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Både Studentweb og FS utvikles og driftes av Sikt. Ansatte ved Sikt som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine person-opplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.
Feide
Det er mulig å logge inn i Studentweb med Feide. Feide leveres av Sikt – Kunnskapssektorens tjenesteleverandør. Sikt samarbeider med Utdanningsdirektoratet om forvaltningen av tjenesten. Hvis du logger inn med Feide vil ansatte som har behov for det i sin jobb ha tilgang til ditt Feide-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes dine personopplysninger hos Feide.
Digitaliseringsdirektoratet (Digdir)
Det er mulig å logge inn i Studentweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. Digdir er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID.
Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Digdirved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk. Behovet oppstår når Digdir må yte hjelp til bruker eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.
Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.
Sikkerheten rundt dine personopplysninger
Norges idrettshøgskole gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Studentweb. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.
Dine rettigheter
Les mer om rett til innsyn, korrigering og sletting av personopplysninger. Du har også rett til å klage over behandlingen av dine personopplysninger..
Kontakt
Behandlingsansvarlig
Administrerende direktør ved NIH er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Fagpersonweb, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7. Internt forvaltes systemet av Studieavdelingen.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt med Studieavdelingen på ses@nih.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Personvernombud
Norges idrettshøgskole har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Norges idrettshøgskole. Siden april 2024 har NIH avtale med Sikt om personverntjenester.
Personvernombudet kan nås via e-post: personvernombud@nih.no.