English version of this page

Felles Studentsystem - FS

Felles studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler i Norge.

Innholdsfortegnelse

Om denne personvernerklæringen

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Norges idrettshøgskole håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

Kort om Felles studentsystem (FS)

Felles studentsystem (FS) er et studieadministrativt system utviklet for universiteter, vitenskapelige høgskoler og statlige høgskoler i Norge. Systemet er også tilgjengelig for private høgskoler. Når du søker om opptak og studerer ved NIH vil personopplysningene dine bli registrert, behandlet og lagret i FS.

En rekke nettapplikasjoner som Søknadsweb, Nominasjonsweb og Studentweb er del av FS. Det betyr at data som registreres i disse applikasjonene også lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter. Se utfyllende informasjon om parter under "Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS" nedenfor.

Formålet med behandling av personopplysninger i FS

Formålet er å ivareta dine rettigheter som søker, student, kursdeltaker eller doktorgradskandidat, og å oppfylle institusjonens oppgaver og plikter etter universitets- og høyskoleloven.

For eksempel er behandling av personopplysninger i FS nødvendig for at Norges idrettshøgskole kan:

behandle din søknad om opptak til studier/eksamen/kurs
utføre nødvendig administrasjon rundt dine studier og deg som student
dokumentere dine utdanningsresultater

Rettslig grunnlag

Behandlingen er nødvendig for å utøve offentlig myndighet, og for å oppfylle og overholde bestemmelser i universitets- og høyskoleloven. Behandlingen skjer også for at institusjonen skal kunne ivareta dine interesser som student på en best mulig måte. I enkelte tilfeller har vi også valgt å supplere det rettslige grunnlaget med samtykke-erklæringer for behandlingen av enkelte opplysningstyper.

Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 2-8 og personvernforordningen artikkel 9 og 10. Personvernforordningen er EUs nye lovgivning på personvernområdet, og gjelder for hele EU/EØS fra sommeren 2018.

Hvilke personopplysninger blir behandlet i FS?

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i FS.

Følgende personopplysninger kan bli behandlet i FS: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), kjønn, kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, foto), søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, status (slik som oppholdstillatelse og politiattest der det er relevant), semesterregistreringsinfo, fakturainformasjon og informasjon om studier og kurs.

Personopplysningene dine kan bli overført i NIH i FS fra:

Registeringer du selv har gjort

Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
Deg selv via Søknadsweb
Deg selv via EVUweb
Deg selv via Studentweb
Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)
Andre universitet/høgskoler
Kontakt- og reservasjonsregisteret
Andre personer som registrerer deg i EVUweb
Andre personer som registrerer deg i Nomination
Saksbehandlere ved Norges idrettshøgskole
Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)
Lånekassa
Digitale eksamenssystem
Fagpersonweb
Brukeradministrativt system
Arkivsystem
Frivillige registreringer:
Deg selv via Søkerportalen til Samordna opptak
Deg selv via Søknadsweb
Deg selv via EVUweb

Deg selv via Studentweb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb, EVUweb og Studentweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine. I Søkerportalen til Samordna opptak, Søknadsweb og EVUweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier/påmelding til kurs. I Studentweb kan du registrere informasjon om deg knyttet til søknader på studier, informasjon om din bakgrunn, oppmelding til undervisning og eksamen, søknader, dokumenter du laster opp. Disse opplysningene kan være nødvendige for at vi skal få behandlet dine søknader og at du skal kunne studere ved Norges idrettshøgskole.

Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Hvis du søker om opptak til Norges idrettshøgskole via Søknadsweb, kan du samtykke til at vi kan hente NIH personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase NIHeholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Hvis du gir ditt samtykke henter vi ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

Andre universitet/høgskoler

a) Har du oppnådd resultater ved andre læresteder i Norge?

Søker du opptak til NIH eller søker du om godkjenning til å få bruke emner fra andre læresteder i studieløpet ditt ved NIH? Da kan NIH hente resultatene dine fra andre læresteder i Norge som også bruker FS. Så snart du har søkt, kan en saksbehandler hente NIH alle resultatene dine fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

b) Emrex - resultater fra universitet/høgskole utenfor Norge

Hvis du har oppnådd resultater ved et universitet/høgskole utenfor Norge, som deltar i EMREX-samarbeidet, kan du selv ta med deg resultatene dine tilbake til Norges idrettshøgskole. Dette kan du gjøre via Søknadsweb og Studentweb.

Register over utestengte studenter (RUST)

Hvis en norsk utdanningsinstitusjon har fattet vedtak om sanksjon(er) for deg som også gir virkning for ditt søker-/studentforhold ved andre norske utdanningsinstitusjoner (med hjemmel i universitets- og høgskolelovens §12-11), vil Norges idrettshøgskole gjennom RUST motta personopplysninger om deg. Kun et fåtall utvalgte personer ved Norges idrettshøgskole vil få tilgang til disse personopplysningene. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR)

FS, inklusive Søknadsweb og Studentweb, kan hente din e-postadresse og ditt mobilnummer fra Kontakt- og reservasjonsregisteret (KORR). Hvis du ikke ønsker at noen skal kunne hente NIH kontaktinformasjonen din fra KORR, kan du reservere deg fra dette i KORR. Du finner mer informasjon på nettsidene til Direktoratet for forvaltning og ikt. (difi)

Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

Nasjonal vitnemålsdatabase (NVB)

Hvis du søker om opptak til Norges idrettshøgskole via Samordna opptak, henter vi inn personopplysninger på deg fra Nasjonal vitnemålsdatabase. Nasjonal vitnemålsdatabase inneholder de fleste elektroniske vitnemål fra videregående skoler utstedt i år 2000 eller senere. Vi henter da ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), navn på skole, fag og karakterer.

Andre personer som registrerer deg i EVUweb

I noen tilfeller registrerer arbeidsgivere og andre opplysninger om deg i EVUweb. Dette skjer vanligvis hvis du gjennom arbeidsgiver skal studere/delta på etter- og/eller videreutdanning ved Norges idrettshøgskole. Denne informasjonen kan være nødvendig for at vi skal få behandlet en søknad/påmelding om opptak til studier/kurs.

Andre personer som registrerer deg i Nomination

Nomination er en webapplikasjon hvor eksterne institusjoner kan nominere utvekslingsstudenter til norske læresteder. Hvis du har blitt nominert i Nomination har du allerede fått beskjed om dette på e-post. Følgende personopplysninger blir lagt inn i Nomination for så å bli overført til FS: for- og etternavn, kjønn, e-postadresse, fødselsdato, statsborgerskap og hva du er nominert til. Den som nominerer, kan også laste opp eventuelle dokumenter sammen med nominasjonen. Personer som har blitt nominert kan se sine personopplysninger, og eventuelle dokumenter, i Søknadsweb.

Saksbehandlere ved Norges idrettshøgskole

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Norges idrettshøgskole registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine studier. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak, begrunnelse for å klage på sensur, registreringer knyttet til fullføring av studier.

Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

For at navnet og adressen din skal være riktig registrert i FS henter vi inn ditt navn og din adresse fra Det sentrale folkeregisteret.

Lånekassa

Lånekassen henter personopplysninger om deg fra FS dersom du har et kundeforhold til Lånekassen. Opplysningene Lånekassen får, er om du er student i aktuelt semester. Lånekassen får også opplysninger om eksamen er avlagt og antall studiepoeng, og godkjenningssaker.

Digitale eksamenssystem

Flere og flere eksamener gjennomføres i digitale eksamenssystem. Sensur og begrunnelse for sensur, som kan registreres på deg i eksamenssystemene av faglærere og sensorer, blir sendt til FS.

Universitetet i Oslo (leverandør av system for identitets- og tilgangsstyring – IAM)

For at du skal få en IT-konto (bruker) ved Norges idrettshøgskole og tilgang til våre IT-løsninger må dine personopplysninger registreres i et identitets- og tilgangssystem som heter Cerebrum og som driftes av UiO. I den anledning sendes personopplysninger som navn, kontaktinformasjon, bilde, gruppetilhørigheter og informasjon om oppmelding til undervisning og eksamen fra FS til Cerebrum. Cerebrum sender disse data videre til Feide og NIHs interne brukerkatalog (Microsoft Entra ID).

Økonomisystem ved NIH - UBW

Ved NIH behandles betaling av kursavgifter og andre studieavgifter i FS. Dersom innbetalt semesteravgift skal refunderes vil følgende opplysninger om deg sendes til UBW: studentnummer, personnavn, adresse, bankkontonummer.

Automatisk saksbehandling

I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

Når du søker om opptak til Norges idrettshøgskole vil en rekke prosesser i behandlingen av din søknad utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

vurdering av om du er kvalifisert for opptak
poengberegning ved opptak
tildeling av studieplass
beregning av hvem som får melde seg opp til hvilke emner (via Studentweb)
oppmelding til undervisning og eksamen og tildeling av plass på undervisning med begrenset kapasitet
kontroll av utdanningsplan
oppretting av fakturaer
når du fullfører et studium; beregning av oppnådd kvalifikasjon
inndragning av studierett ved for lav studieprogresjon
beregning av samlet karakter for emner med eksamensdeler

Lagringstrid i FS

I utgangspunktet lagres alle dine personopplysninger i Felles studentsystem (FS) til evig tid. Det finnes noen unntak:

Dokumenter for søkere som søker gjennom Samordna opptak, og som ikke får studieplass, slettes når opptaket ferdigstilles.
Personopplysninger knyttet til sanksjoner jf. universitets- og høgskoleloven slettes automatisk fra FS seks måneder etter at sanksjonsperioden er utløpt.
Hvis Norges idrettshøgskole mottar informasjon om at du er død, vil vi slette din kontaktinformasjon. Eventuelle søknader om opptak, oppmeldinger til undervisning, kurs og eksamen m.m. vil bli trukket.

Utlevering til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Norges idrettshøgskole kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

Sikt - Kunnskapssektorens tjenesteleverandør

FS eies av Sikt. Ansatte ved Sikt som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

USIT/Universitetet i Oslo

FS driftes av USIT ved UiO på vegne av Sikt. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger.

Feide

Det er mulig å logge inn i Studentbevisappen med Feide. Feide leveres av Sikt som samarbeider med Utdanningsdirektoratet om forvaltningen av tjenesten. Hvis du logger inn med Feide vil ansatte som har behov for det i sin jobb ha tilgang til ditt Feide-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

Studentsamskipnaden i Oslo og Akershus

Hvis du har betalt semesteravgift i inneværende termin, eller fått tildelt en studierett de siste to månedene, kan studentsamskipnadene i Norge hente ut personopplysninger om deg fra Norges idrettshøgskole. Dette for at de skal vite at du er student og at du har rett på studentsamskipnadenes tjenester. Studentsamskipnaden kan hente ut ditt fødselsnummer (11 siffer), ditt navn, når du sist betalte semesteravgift og ID-en til studentkortet ditt.

Det sentrale folkeregisteret (Folkeregisteret)

Norges idrettshøgskole sender følgende personopplysninger om deg til Folkeregisteret: navn, fødselsnummer (11 siffer) og adresse. Dette gjør vi hver måned for å sikre at personopplysningene dine er oppdaterte.

Lånekassa

Hvis du er kunde hos Lånekassa vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa så snart det er registrert at du er student. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer) og hvilket universitet/høgskole du er tatt opp som student ved.

Hvis du har avlagt en eksamen, og/eller fått forhåndsgodkjenning av utenlandsk utdanning eller utenlandsopphold, vil informasjon om deg bli sendt til Lånekassa. Følgende personopplysninger overføres til Lånekassa en gang i døgnet: fødselsnummer/D-nummer (11 siffer), hvilket universitet/høgskole du har avlagt eksamen ved, resultatet på eksamen (bestått/ikke bestått/ikke sensurert, hvis bestått: også karakter).

UiO som leverandør av system for identitets- og tilgangsstyring - IAM

For at du skal få en IT-konto (bruker) ved Norges idrettshøgskole og tilgang til våre IT-løsninger må dine personopplysninger registreres i et identitets- og tilgangssystem som heter Cerebrum og som driftes av UiO. I den anledning sendes personopplysninger som navn, kontaktinformasjon og gruppetilhørigheter fra FS til Cerebrum. Cerebrum sender disse data videre til Feide og NIHs interne brukerkatalog (Microsoft Entra ID). Personopplysninger som adresseopplysninger, bilde og informasjon om oppmeldinger til undervisning og eksamen sendes også til et annet brukeradministrativt system, BAS.

Instructure, Inc. (leverandør av Canvas)

Norges idrettshøgskole benytter Canvas i undervisningssammenheng, og noen ganger også eksamen. Dette betyr at Instructure, Inc., som utvikler og drifter Canvas vil ha tilgang til navnet ditt, brukernavnet ditt, e-postadressen din og hvilket studium med emner som du tar.

UniWISE (leverandør av WISEflow)

Norges idrettshøgskole benytter eksamenssystemet WISEflow på en rekke eksamener. For at det skal være mulig for deg å gjennomføre digital eksamen sender vi personopplysninger om deg til WISEflow. UniWISE som utvikler og drifter WISEflow vil ha tilgang til ditt: kandidatnummer, kommisjonsid, fornavn, etternavn, brukernavn, språk, telefonnummer, epost og tilpasninger.

TimeEdit

Ved Norges idrettshøgskole benyttes timeplansystemet TimeEdit for å planlegge undervisning og eksamen. TimeEdit vil ha tilgang til ditt navn, brukernavn, epost, telefonnummer, og hvilket institutt du er registrert ved.

NetNordic (leverandør av integrasjonstjenester til TimeEdit)

For at det skal være mulig å benytte systemer slik som TimeEdit overføres det personopplysninger fra FS til nevnte system. NetNordic som utvikler og drifter slike integrasjonstjenester som overfører data mellom systemer vil ha tilgang til ditt navn, brukernavn, epost, telefonnummer, institutt og studiested.

Universitetet i Oslo (leverandør av system for identitets- og tilgangsstyring – IAM)

Økonomisystem ved NIH - UBW

Andre universiteter og høgskoler

Søknad om opptak gjennom Samordna opptak

Når du søker om opptak til Norges idrettshøgskole gjennom Samordna opptak vil søknaden din i de aller fleste tilfeller bli behandlet av Norges idrettshøgskole. Hvis du har søkt om opptak til et eller flere andre universiteter/høgskoler, kan det være at de vil behandle søknaden din på vegne av alle universitetene/høgskolene du har søkt ved. De vil i disse tilfellene behandle og lagre personopplysninger om deg knyttet til din(e) søknad(er). Søknaden din vil i all hovedsak inneholde personopplysninger som du selv registrerer i søkerportalen til Samordna opptak.

Samtykke til resultatutveksling

Hvis du har oppnådd resultater på vurderinger og grader fra et universitet/høgskole og ønsker å benytte disse resultatene i forbindelse med søknad om opptak ved et annet norsk universitet/høgskole, kan du samtykke til resultatutveksling. Så snart samtykke er gitt, kan en saksbehandler hente NIH alle dine resultater fra alle institusjoner i Norge som bruker FS. Det vil i praksis si de aller fleste universiteter og høgskoler i Norge, bortsett fra Handelshøyskolen BI. Vi henviser til institusjonens personvernerklæring for mer informasjon om behandling av dine personopplysninger.

Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. Andre universitet/høgskoler i Norge har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS. Se gjerne personvernerklæringen for GAUS.

Ved vedtak om sanksjoner i forbindelse med atferd

I tilfeller hvor det er registrert at Norges idrettshøgskole har fattet vedtak om sanksjoner for deg, vil dette vedtaket i flere tilfeller bli sendt til RUST (Register for utestengte studenter). Vedtak om sanksjon knyttes til en eller flere av følgende: bruk av falskt vitnemål, forstyrrende/plagsom atferd, farlig atferd, grove brudd på taushetsplikt, grov usømmelighet i praksis eller klinisk undervisning, fusk, forsøk på fusk, medvirkning til fusk, eller utestenging etter skikkethetsvurdering. Hvis du i sanksjonsperioden har søkt om opptak til et annet norsk universitet/høyskole, vil personopplysningene dine bli sendt til dette universitetet/høyskolen. Noen få utvalgte personer ved denne institusjonen vil da få tilgang til dine personopplysninger. I noen tilfeller gjelder dette også dersom du er meldt opp til eksamen. Se gjerne personvernerklæringen for RUST.

NOKUT - Nasjonalt organ for kvalitet i utdanningen

Godkjenning av utenlandske studier

Hvis du har søkt om godkjenning av utenlandsk utdanning kan saksdetaljer knyttet til søknaden, inkludert personopplysninger om deg, blir overført til GAUS - en søketjeneste for godkjenning av utenlandske studier. NOKUT har tilgang til å søke opp og se personopplysninger om deg i GAUS.

BIBSYS/annen leverandør av biblioteksystem

For at du skal kunne bli opprettet som lånetaker ved Norges idrettshøgskole, og ta i bruk bibliotektjenester, sender vi personopplysninger om deg til BIBSYS/annet biblioteksystem. Dette skjer kun når du er semesterregistrert og har betalt semesteravgift-

Statistisk sentralbyrå (SSB)

Norges idrettshøgskole sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til SSB for statistiske formål. Dette er personopplysninger som er relatert til

din semesterregistrering
ditt/dine avlagte eksamensresultat(er)
ditt/dine fullførte studieprogram
din/dine oppnådd(e) kvalifikasjon(er) som er vitnemålsgivende
deg og din studierett på et doktorgradsprogram

NSD Norsk senter for forskningsdata og Database for høyere utdanning (DBH)

Norges idrettshøgskole sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NSD og DBH for forskningsformål og statistikk. Dette er personopplysninger som er relatert til

din søknad om opptak til studier
din semesterregistrering, betalte semesteravgift og oppmelding(er) emne(r)
dine avlagte eksamener
din(e) oppnådd(e) kvalifikasjon(er)
din(e) utveksling(er)
om du har avlagt studiepoeng som planlagt i henhold til utdanningsplanen din
deg og ditt doktorgradsprogram

NIFU- Norsk institutt for studier av NIHovasjon, forskning og utdanning

Norges idrettshøgskole sender i flere tilfeller personopplysninger om deg til NIFU for forskningsformål. Dette er personopplysninger som er relatert til din mastergrad (i noen tilfeller din bachelorgrad), og din doktorgrad.

Helsedirektoratet

Hvis du har fullført et studium, som kan gi autorisasjon eller lisens etter helsepersonelloven eller dyrehelsepersonelloven, vil Norges idrettshøgskole sende personopplysninger om deg til Helsedirektoratet/Helsepersonellregisteret (HPR). Opplysningene inneholder ditt navn, fødselsnummer (11 siffer), opplysninger om studieprogrammet og om kvalifikasjonen du har oppnådd. På den måten slipper du å selv søke om autorisasjon når du fullfører et slikt studium.

Utlevering av personopplysninger etter offentleglova

I tilfeller hvor Norges idrettshøgskole mottar begjæringer om innsyn iht. bestemmelsene i offentleglova, vil bestemmelsene i personopplysningsloven ikke vil kunne gi begrensninger i denne innsynsretten der henvendelsen gjelder personopplysninger. Det kan derfor skje at Norges idrettshøgskole sender personopplysninger om deg til andre parter enn det som er nevnt i denne personversnerklæringen.

Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Norges idrettshøgskole gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i FS. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger. Alle registreringer logges.

Dine rettigheter

Se mer om dine rettigheter knyttet til innsyn, korrigering og sletting av personopplysninger. Du har også rett til å klage over behandlingen.

Kontakt

Behandlingsansvarlig

Norges idrettshøgskole er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Felles studentsystem, jf. GDPR art. 4 nr. 7. Internt forvaltes systemet av Studieavdelingen.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 10 ovenfor, kan du ta kontakt på ses@nih.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud

Norges idrettshøgskole har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Norges idrettshøgskole. Fra april 2024 har NIH avtale med Sikt om personvernombudstjenester.

Personvernombudet kan nås via e-post: personvernombud@nih.no.

Publisert 30. apr. 2025 13:06 - Sist endret 13. juli 2026 11:34