Dette bruker NIH opplysningene til
Personopplysningene brukes til lønns- og personaladministrative formål, som for eksempel å beregne lønn, ha oversikt over arbeidstid, fravær, ferie og permisjoner. Vi bruker også informasjonen til å vurdere og innstille søkere til utlyste stillinger.
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysningene
Behandlingsgrunnlaget for behandlingen av personopplysningene om tilsatte er Personvernforordningen (GDPR) art. 6 nr. 1 bokstav a, b, c (jf. nr. 3 bokstav b, jf. arbeidsmiljøloven §13-4 ) eller f, samt art. 9 nr. 2 bokstav a eller b (jf. arbeidsmiljøloven § 9-3).
For ansatte: Behandlingsgrunnlag for behandling av personopplysninger knyttet til oppretting av brukerkonto, herunder bruk av personnummer for sikker identifisering jf. person-opplysningsloven § 12, er personvernforordningen artikkel 6 b) avtale; dvs. din arbeidsavtale med NIH.
Behandlingsgrunnlag for logging av din aktivitet som bruker av våre systemer er personvernforordningen artikkel 6 c) rettslig forpliktelse, jf. nr. 3b), jf. personvern-forordningen artikkel 32.
For jobbsøkere: Grunnlag for å behandle personopplysninger i søknader er personvernforordningen artikkel 6 nr 1 b - det er nødvendig for å gjennomføre tiltak på jobbsøkers oppfordring før avtale inngås.
Behandlingsansvar
NIH er behandlingsansvarlig for personopplysninger som samles inn og behandles ved NIH, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7.
Administrerende direktør har det overordnede ansvaret. Daglig oppfølgingsansvar er delegert videre til linjelederne. For ansatte og jobbsøkere er dette HR-direktør.
Hvilke personopplysninger samler vi inn og behandler?
Vi registrerer følgende personopplysninger om deg som ansatt:
- Fornavn, mellomnavn, etternavn
- Fødsels- og personnummer
- Bostedsadresse
- Telefonnummer
- E-postadresse
- Stillingskategori
- Lønn
- Fagforeningtilknytning
- Utdanning og tjenestansiennitet
- Sidegjøremål
- Informasjon om arbeidstid, avspasering, ferie, annet fravær og permisjon.
Brukerinformasjonen hentes fra deg direkte og fra arbeidsavtalen mellom deg og NIH.
NIH benytter DFØs selvbetjeningsløsning hvor den ansatte selv kan registrere informasjon om barn og pårørende. For å få kvote for sykt barn må du oppgi fødsdelsdato for hvert barn. Det er frivillig å oppgi barnas navn. Det er også frivillig å oppgi kontaktinformasjon til nærmeste pårørende.
Gjennom SAP innhentes informasjon fra NAV og Skatteetaten, for eksempel skattekort og eventuelle sykemeldinger, søknad om foredrepenger eller annet som arbeidstaker sender NAV og som angår ansettelsesforholdet.
For timelønnede hentes personopplysningene fra ToA-løsningen, en tjeneste som leveres av DFØ.
For vurdering av jobbsøkere, bruker vi informasjon søker selv har registrert.
Behandling av personopplysninger for ansatte og jobbsøkere
Når du blir ansatt ved NIH registreres det opplysninger om deg i SAP. SAP er kilden for ansatte og tilknyttede. Brukerkonto opprettes automatisk på grunnlag av data i SAP, basert på ulike forretningsroller.
Etter at brukerkonto er opprettet vil all aktiviteten knyttet til din bruker bli logget
Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområde regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på våre internettsider. Portrettbilde av deg som tilsatt publiseres med mindre du reserverer deg mot en slik publisering.
For jobbsøkere, vil NIH vurdere innsendte dokument som CV, vitnemål og attester. Vi kan også ringe referanser med sikte på å inngå en arbeidsavtale. NIH bruker Jobbnorge til å administrere innsendte søknader på ledige stillinger.
Sikkerheten tilknyttet behandlingen av dine personopplysninger
Personopplysninger om tilsatte behandles hovedsakelig i NIHs lønns- og personalsystemer SAP og UNIT4 ERP og i arkivsystemet P360.
SAP er et tilgangsstyrt system. Det er kun saksbehandler med tjenstlig behov som kan gjøre oppslag i systemet. Alle tilganger i arkivsystemet P360 er styrt gjennom tilgangsgrupper, som begrenser hvem som har innsyn ut fra tjenestlige behov.
Kun bestemte personer ved IT-sikkerhet gjør kontroller av din brukeraktivitet.
Stillingssøknader oppbevares i Jobbnorges søknadssystem.
Utlevering av dine personopplysninger
Henvendelser om utlevering av personopplysninger er innsynsbegjæringer som skal vurderes etter Offentleglova. Hovedregelen er offentlighet, og avslag krever særskilt hjemmel. Dette gjelder f.eks. opplysninger til (ikke uttømmende liste):
- NAV har rett til å innhente opplysninger i kontrolløyemed i forbindelse med behandling av en sak, jf. folketrygdloven § 21-4.
- Statens Lånekassen for utdanning, hjemlet i egen lov.
- Skattemyndigheter, hjemlet i egen lov.
- Nærmeste pårørende. De nærmeste pårørende kan ha rett til informasjon for å kunne ta avgjørelser på vegne av en slektning som ikke selv er i stand til å ta avgjørelsen.
- Opplysninger som er nødvendige for behandling av saker om vitenskapelig uredelighet vil bli utlevert til Redelighetsutvalget
- Stillingssøknader kan utleveres når noen ber om innsyn.
Lagringstid for personopplysninger
Personopplysningene som registreres i SAP er underlagt økonomireglementet, og slettes ikke.
Logging av din aktivitet som bruker slettes normalt innen 6 måneder, men behldes lengre ved spesielle krav.
I JobbNorge slettes søknader 365 dager etter at en stillingsutlysningsprosess er avsluttet. For søkere som har blitt ansatt eller har vært på intervju, slettes søknader etter 540 dager.
Dine rettigheter
Se mer om rettigheter til innsyn, korrigeringer og sletting.
Kontakt
Kontakt HR-avdelingen
Hvis du har spørsmål til behandlingen av dine personopplysninger som ansatt eller jobbsøker, kontakt HR-avdelingen ved avdelingsdirektør.
Personvernombudet
Personvernombudet skal ivareta personverninteressene til både studenter, ansatte og jobbsøkere. Fra april 2024 har NIH avtale med Sikt om personverombudstjenester. Personvernombudet kan nås via e-post: personvernombud@nih.no.