Informasjon som behandles på NIH har forskjellig beskyttelsesbehov. Et viktig element innen personvern og konfidensialitet å sikre at disse opplysningene ikke kommer uvedkommende i hende.
Denne guiden forteller hvor du kan behandle, lagre, og bearbeide informasjon på en sikker og effektiv måte, basert på hvilken klasse de tilhører, se klassifiseringsguiden.
Hovedregler for sikring av data ved NIH
- Datasett med personopplysninger skal i så stor grad som mulig pseudonymiseres - og kodenøkkel lagres separat eller kryptert.
- Datasettet må sikres med tilgangskontroll og merkes med klassifisering ved lagring i NIHs skyløsning (Microsoft 365).
- Data skal som hovedregel ikke alene lagres på egen PC/Mac. Det tas ikke sentral backup av lokale lagringsmedia. Elektroniske registre på egen PC
- PC eller Mac skal være kryptert. Dette er normalt ivaretatt ved at NIH administrert maskin har harddisk som er kryptert.
- Den sikreste form for elektronisk lagring er sentrale datalagre med ekstra sikker tilgangskontroll (TSD fra UiO).
- Fysiske datasett skal lagres innelåst, fortrinnsvis i safe.
Kravene gjelder også for persondata i administrative behandlinger samt ulike institusjonelle fagsystemer. Her vil det enkelte fagsystem ha ulike krav til sikring ut fra formålet.
Lagring: filserver, sky eller Sikker sone?
- Datasett med personopplysninger som lagres skal som hovedregel være pseudonymiserte eller anonymiserte. NIHs og skyløsninger (Microsoft 365 og TSD) har tilgangsstyrte soner. Dersom koblingsnøkler lagres sammen med data, skal filen med koblingsnøkkel være kryptert med sterkt passord. Eventuelt kan koblingsnøkkel oppbevares i låst skap på instituttet.
- Ikke-tilstrekkelig pseudonymiserte data som inneholder sensitive personopplysninger (svarte data) skal lages i TSD som er en sikker sone driftet av UiO. Dette gjelder også data i format som gir særskilte personvernutfordringer (lyd, bilde, film og biometriske eller genetiske data). TSD kan også brukes til deling av data med eksterne forskere. Tilgang håndteres via eieren av instansen/prosjektet i TSD.
- Se egne regler for biologisk materiale
Lagringsmuligheter
Hva kan lagres hvor.
| Utstyr | Åpen (grønn) | Begrenset (gul) | Fortrolig (rød) | Strengt fortrolig (svart) |
|---|---|---|---|---|
| Privateid datamaskin, mobiltelefon | Ja | Ja / Nei | Nei | Nei |
| NIH-eid datamaskin ikke sentralt driftet | Ja | Ja / Nei | Nei | Nei |
| NIH-driftet datamaskin | Ja | Ja | Ja | Nei |
| Mobiltelefon i NIHs driftsopplegg | Ja | Ja | Ja | Nei |
| Minnepinne / ekstern harddisk | Ja | Ja | Nei | Nei |
| Kryptert minnepinne / ekstern harddisk | Ja | Ja | Ja | Nei |
| Zoom | Ja | Ja | Ja | Nei |
| TSD | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Klient | Åpen (grønn) | Begrenset (gul) | Fortrolig (rød) | Strengt fortrolig (svart) |
|---|---|---|---|---|
| Privat e-post som Gmail, Hotmail eller lignende | Ja | Nei | Nei | Nei |
| NIH e-post i M365 eller Outlook | Ja | Ja | Ja | Nei |
| Åpen (grønn) | Begrenset (gul) | Fortrolig (rød) | Strengt fortrolig (svart) | |
|---|---|---|---|---|
| Personlig skytjeneste (Dropbox, Google Drive eller lignende) | Ja | Nei | Nei | Nei |
| NIH driftet server | Ja | Ja | Ja | Nei |
| Microsoft 365 for NIH (Skytjenester som Office, Teams, SharePoint, og Onedrive) | Ja | Ja | Ja | Nei |
| TSD (UiO) | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Åpen (grønn) | Begrenset (gul) | Fortrolig (rød) | Strengt fortrolig (svart) | |
|---|---|---|---|---|
| Public 360 | Ja | Ja | Ja | Ja |
| SAP lønns- og personalsystem | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Institusjonelle fagsystemer | Ja | Ja | Ja | Ja |
| Åpen (grønn) | Begrenset (gul) | Fortrolig (rød) | Strengt fortrolig (svart) | |
|---|---|---|---|---|
| Vortex (nih.no) | Ja | Nei | Nei | Nei |
| Innersvingen | Ja | Ja | Nei | Nei |
| Åpen (grønn) | Begrenset (gul) | Fortrolig (rød) | Strengt fortrolig (svart) | |
|---|---|---|---|---|
| UiO Nettskjema | Ja | Ja | Ja | Nei/Ja |
| NIH Canvas | Ja | Ja | Nei | Nei |
| UiO Zoom (nih.zoom.us) | Ja | Ja | Ja | Nei |
Merknader til lagringsoversikt
Data skal, der dette er mulig, klassifiseres med følsomhetsetiketter og lagres på områder med tilgangsstyring. Dette er implementert i Office365. Følsomhetsetikettene er identiske med kategoriene i NIHs klassifiseringsguide.
Røde data kan lagres på datamaskin med kryptert lagringsmedia. NIH-eide enheter har kryptert harddisk.
E-post med røde data kan sendes internt på NIH mellom NIH-brukere. Dersom e-post med røde data skal sendes til eksterne mottagere, skal innholdet krypteres før sending. Slik e-post kan IKKE synkroniseres ned til privateid datamaskin, nettbrett eller mobiltelefon.
Røde data skal ikke lastes ned eller hentes ut til lagringsmedia uten kryptert disk, eller andre lagringssteder som ikke kan lagre røde data, herunder privateide enheter.
I henhold til IT-reglementet skal institusjonelle data ikke bare lagres på lokalt lagringsmedia (for eksempel harddisk) men også i sentrale systemer. Det tas ikke backup av lokal harddisk.
Gule data kan behandles på privat datamaskin eller enhet dersom enheten følger NIHs retningslinjer for bruk av privat datamaskin eller enhet.
Røde data kan lagres på fellesområde eller administrative systemer etter en egen vurdering og eventuell tilrettelegging.
OneDrive er brukerens hjemmeområde og filer på dette området skal bare deles dersom det er kortvarig og tilfeldig. Teams skal brukes ved samhandling og felles dokumentlagring.
All NIH-relatert kommunikasjon skal foregå via NIHs e-postsystem og med din NIH-adresse som avsender.
Public360 kan behandle sorte data, men det er på grunn av lovverket ikke tillatt å lagre helseopplysninger i dette systemet. Disse må enten refereres til eller sladdes før de legges inn.
Nettskjema har støtte for å samle inn informasjon og overføre denne direkte til TSD som er godkjent for lagring av svarte data. Røde data i Nettskjema skal flyttes til annet relevant lagringsmedia innen rimelig tid og ikke langtidslagres i Nettskjema. Nettskjema diktafon lagrer data kryptert og er vurdert å kunne brukes også på private enheter.