Bruk av følsomhetsetiketter

Denne veiledningen gir en detaljert oversikt over bruk av følsomhetsetiketter på NIH. Etter at du har klassifisert data, kan disse ved lagring merkes med en følsomhetsetikett som gjør at data lagres, krypteres og kan deles korrekt i henhold til den klassifiseringen du har gitt dataene.   

Ren teknisk benytter vi en løsning som heter Microsoft Purview Information Protection.

Hva er egentlig følsomhetsetiketter?

Følsomhetsetiketter er en måte å merke data slik at de håndteres korrekt i forhold til hvordan du har klassifisert dataene. Følsomhetsetikettene på NIH gjenspeiler derfor kategoriene av data i klassifiseringsguiden. Ved å merke data sikrer du at håndteringen av data samsvarer med NIHs retningslinjer som igjen er basert på norsk lovverk.

Hvilke kontrollfunksjoner gir de ulike følsomhetsetikettene?

Filtyper som støttes?

Word: .docx, .docm

Excel: .xlsx, .xlsm, .xlsb

PowerPoint: .pptx, .ppsx

PDF: .pdf (unntatt signerte pdf-er)

Opplasting av et dokument med følsomhetsetikett, og slik hente og vise frem følsomhetsetiketten:

Word: doc, .docx, .docm, .dot, .dotx, .dotm 

Excel: .xls, .xlt, .xla, .xlc, .xlm, .xlw, .xlsx, .xltx, .xlsm, .xltm, .xlam, .xlsb 

PowerPoint: .ppt, .pot, .pps, .ppa, .pptx, .ppsx, .ppsxm, .potx, .ppam, .pptm, .potm, .ppsm 

PDF: .pdf (bortsett fra signerte pdf’er) 

Hvordan legge til eller endre en følsomhetsetikett

Word, PowerPoint og Excel

Du kan vise, legge til, endre eller fjerne etiketten fra menyikonet til følsomhetsetiketter. Menyene kan se forskjellige ut avhengig av om du bruker skrivebordsappene, nettleseren eller mobilenheten. Merk: Bare dokumenteieren eller et autorisert IT-ansatt kan endre etiketten på innhold merket som Rød (Fortrolig)\Intern.

• Åpne dokumentet eller eposten
• Trykk på ikon for følsomhetsetikett i «Hjem»-menybaren
• Velg korrekt etikett fra nedtrekksmenyen

Via skrivebord

[Skjermdump]

Via nettleser

[Skjermdump]

+8 Skjermdump til

Når man skriver inn filnavn på et dokument så kan du se, legge til eller endre følsomhetsetiketten.

• Åpne dokumentet eller eposten
• Trykk på ikon for følsomhetsetikett i «Hjem»-meny-baren
• Velg en annen følsomhetsetikett i nedtrekksmenyen

[Experience from the desktop]

[Skjermdump+++]

[Experience from the browser]

[Skjermdump +++]

Merk: Kun eier av dokumentet, eller autorisert bruker, kan endre en kryptert følsomhetsetikett.

Outlook

Velg skjold-ikonet øverst til høyre i e-posten og velg en etikett.

[Skjermdump ++]

Teams, SharePoint og OneDrive

En bruker kan legge til eller endre en følsomhetsetikett direkte i Teams, SharePoint og OneDrive. Merk av filen, velg «Detaljer», og legg til, endre eller fjern følsomhetsetiketten.

Det er ikke mulig å legge på følsomhetsetikett på alt innhold.

[Skjermdump +++]

Legg på standard følsomhetsetikett til et SharePoint dokumentbibliotek

En administrator for et SharePoint-nettsted eller teamleder kan legge til en standardetikett i et SharePoint-dokumentbibliotek. 

• Alle nye filer som opprettes i dokumentbiblioteket, vil automatisk bli merket.
• Alle umerkede filer som er lastet opp i en mappe eller dokumentbibliotek vil få samme etikett som standarden. 

Begrensninger

• Standard følsomhetsetikett vil ikke gjelde filer som allerede er lagret i SharePoint dokumentbiblioteket
• Filer må inneholde innhold for å kunne få følsomhetsetikett. Tomme filer vil bli merket med en sensitivitetsetikeett når de er oppdatert med innhold.
• Det er ikke mulig å bruke standard følsomhetsetikett for et dokumentbiblitek som har brukerdefinerte tilganger. Derfor kan ikke Rød (Fortrolig)\brukerdefinerte tilganger brukes.

[Skjermdump]

Teknisk informasjon: 

Hvor ser man følsomhetsetikett i et dokument?

Følsomhetsetiketten vises i forskjellige lokasjoner. Det kan se litt forskjellig ut avhengig av hvorvidt du bruker en skrivebordsapplikasjon, nettleser eller mobil enhet.

Dokumenter

Følsomhetsetiketten vises som et skjold på toppen av dokumentet. Fargen reflekterer nivå for informasjonsklassifisering. 

Grønn (Offentlig)

[Skjermdump]

Gul (Intern)

 [Skjermdump]

Rød (Fortrolig) 

Hvis dokumentet er kryptert, vil det inneholde en hengelås.

[Skjermdump]

Fildeling

Følsomhetsetiketten vises når man deler en fil.

[Skjermdump]

SharePoint dokumentbibliotek

Man kan legge til en kolonne i dokumentbiblioteket for å vise følsomhetsetiketten for filene.

[Skjermdump+++]

Bruke kryptering

Når en følsomhetsetikett er konfigurert til å bruke kryptering, bruker den Azure Rights Management-tjenesten (Azure RMS) for å beskytte innhold. Denne krypteringen sikrer at:

• Bare autoriserte brukere kan dekryptere og få tilgang til innholdet.
• Innholdet forblir kryptert uansett hvor det er lagret eller hvordan det deles.

To følsomhetsetiketter legger på kryptering, og begrenser tilgang for spesifikke individ.

Rød (Fortrolig) - Intern

• Innhold er kryptert
• Tilgang er automatisk begrenset til individ i organisasjonen
• Du kan ikke dele dokumenter med eller sende de via epost til noen utenfor organisasjonen
• Kun eier av dokumentet eller en autorisert IT-ansatt kan endre etikett på innhold som er markert med Rød (Fortrolig) - internt dokument

Rød (Fortrolig) - Brukerdefinert tilgang

• Innhold er kryptert
• Eier av dokumentet bestemmer hvem som har tilgang ved å gi tilgang til spesifikke individers epostadresser, epostgrupper, distribusjonsgruppeer eller epost-domener.
• Dokumenteier bestemmer hvilke tilgangsnivå som skal gies, som:
  • Eier
  • Redigeringsansvarlig
  • Leser
• Følsomhetsetiketten kan kun tas i bruk når man bruker skrivebordsapplikasjon
• Denne følsomhetsetiketten kan ikke brukes som standardetikett på et dokumentbibliotek

Kryptering av dokumenter ved å bruke Rød (Fortrolig) - Brukerdefinert tilgangsetiketter

Rød (Fortrolig) - Brukerdefinert tilgangsetikett gir deg mulighet til å bestemme hvem som kan ha tilgang til et dokument og hvilke tilganger de skal ha. Når etiketten er valgt, vil du bli promptet til å spesifisere hvem som kan se, redigere med restriksjoner, eller redigerings- eller eiertilganger. Du kan legge til individuelle brukernavn eller gruppe av brukere.

Leser

Brukeren kan kun lese innhold i et dokument. De kan ikke redigere, skrive ut, kopiere innhold eller endre/fjerne beskyttelse.

Redaktør, begrenset

Bruker kan lese og redigere. De kan ikke skrive ut, kopiere innhold eller endre/fjerne beskyttelse.

Redaktør

Bruker kan lese, redigere, skrive ut og kopiere innhold. De kan ikke endre/fjerne beskyttelse.

Eier

Bruker kan gjøre alt med filen, inkludert å fjerne beskyttelse (endre eller fjerne følsomhetsetikett).

 [Skjermdump]

Når følsomhetsetikett har blitt lagt til en fil, vil et banner på toppen av dokumentet vise at dokumentet har begrenset tilgang 

 [Skjermdump]

Når en mottaker av filen, som har tilgang, vil de se et banner som informerer dem om at dette dokumentet har begrenset tilgang. Ved å velge «Se tilganger» vil de kunne se hvilke tilganger de har.

 [Skjermdump]

Ofte stilte spørsmål (OSS)

Generelle spørsmål

Hva er formålet med følsomhetsetiketter? 

Følsomhetsetiketter brukes til å beskytte sensitiv informasjon mot uautorisert tilgang, sikre samsvar med regulatoriske krav og håndtere risikoer forbundet med datahåndtering.

Er følsomhetsetiketter obligatoriske?

Selv om de ikke alltid er obligatoriske, anbefales følsomhetsetiketter sterkt som en god praksis for å sikre databeskyttelse og samsvar.

Vil følsomhetsetiketter bli lagt til automatisk, eller må jeg legge de til for alt manuelt?

Brukere må manuelt sette eller endre følsomhetsetiketter. En standardetikett kan brukes på et dokumentbibliotek i SharePoint.

Utgår følsomhetsetiketter eller blir de fjernet etter en viss tid?

Nei, følsomhetsetiketter utgår ikke automatisk. Når de er brukt, forblir de med innholdet med mindre de manuelt endres eller fjernes av en bruker med de riktige tillatelsene.

Hva skal jeg gjøre hvis en følsomhetsetikett blokkerer arbeidet mitt?

Først bekreft at du er logget inn med riktig konto. Hvis problemene vedvarer, kontakt IT-støtten i avdelingen din eller ansvarlig for informasjonssikkerhet for hjelp.

Vil følsomhetsetiketter påvirke samarbeid om dokument i Microsoft Teams? 

Følsomhetsetiketter kan begrense tilgangen til dokumenter i Microsoft Teams. Hvis et dokument er merket med en følsomhetsetikett som bruker kryptering, kan bare brukere med de riktige tillatelsene få tilgang til og samarbeide om dokumentet.

Spørsmål ved bruk av følsomhetsetikett

Hvordan velger jeg riktig følsomhetsetikett?

Velg en etikett basert på informasjonens natur, dens tiltenkte bruk og nivået av beskyttelse som kreves. Se NIH sine retningslinjer for databeskyttelse for veiledning.

Hva skal jeg gjøre hvis jeg ved et uhell merker et dokument feil?

Du kan endre etiketten ved å følge trinnene i delen "Hvordan legge til eller endre en følsomhetsetikett". For kryptert innhold, sørg for at du har de nødvendige tillatelsene.

Hvordan kan jeg sjekke hvilken følsomhetsetikett som er brukt på et dokument?

Se etter følsomhetsetikettikonet (vanligvis et skjold) øverst i dokumentet. Fargen og etikettteksten indikerer nivået av sensitivitet.

Blir følsomhetsetiketter brukt på dokumentmetadata?

Ja. Etikettinformasjonen følger med dokumentet og opprettholder sensitiviteten selv om det flyttes eller kopieres.

Kan jeg bruke følsomhetsetiketter på innhold fra mobile enheter?

Ja. Du kan bruke følsomhetsetiketter fra støttede mobilapper.

Kan følsomhetsetiketter brukes med PDF-er eller ikke-Microsoft filtyper?

Ja, men beskyttelser som kryptering kan være begrenset utenfor Microsoft-miljøer.

Spørsmål om ekstern deling

Hvordan påvirker følsomhetsetiketter datadeling?

Etiketter setter tilgangskontroller og tillatelser og brukes i kombinasjon med retningslinjer for datatap, for å sikre innhold og forhindre uautorisert deling.

Vil etiketten forbli på dokumentet mitt hvis jeg laster det ned eller sender det utenfor NIH?

Ja, etiketten, eventuell kryptering og restriksjoner vil vedvare.

Vil følsomhetsetiketter være synlige for eksterne mottakere?

Eksterne brukere vil ikke se følsomhetsetiketten. Imidlertid vil de se beskyttelsesmeldinger hvis etiketten gjelder kryptering.

Hva skjer hvis jeg prøver å dele et dokument med følsomhetsetiketten Konfidensielt\Intern som begrenser ekstern deling?

Hvis du prøver å dele et dokument med en følsomhetsetikett som begrenser ekstern deling, vil du motta en advarsels- eller feilmelding. Du må endre etiketten til en som tillater ekstern deling eller fjerne restriksjonene før du deler dokumentet.

Hvorfor ser jeg en melding når jeg prøver å dele et dokument med den røde (Konfidensielt) - Intern følsomhetsetiketten med en bruker utenfor organisasjonen?

  [Skjermdump++]

Innhold merket med Rød (Konfidensielt)-Intern følsomhetsetikett må ikke deles eller sendes utenfor organisasjonen. Hvis dette dokumentet må sendes utenfor organisasjonen, må etiketten endres til Rød (Konfidensielt)\Brukerdefinerte tillatelser, som er kryptert. Det brukes kun unntaksvis. Hvis den eksterne mottakeren ikke kan åpne den krypterte filen, bruk den røde (Konfidensielt)\Unntak etiketten for å fjerne krypteringen.

Spørsmål om følsomhetsetiketter med kryptering

Spørsmål om følsomhetsetiketter med kryptering

Hvordan vet jeg om en følsomhetsetikett inkluderer kryptering eller tilgangsbegrensninger?

 [Skjermdump]

De røde etikettene (Konfidensielt\Intern) og de røde (Konfidensielt\Brukerdefinerte tillatelser) bruker kryptering. En rask måte å sjekke hvilken etikett som er brukt og om dokumentet er kryptert, er å se på etikettikonet ved siden av filnavnet. Hvis det viser en hengelås, er det kryptert.

Hvorfor får jeg en feilmelding når jeg prøver å legge til etiketten Konfidensielt (Rød) / Brukerdefinerte tillatelser i en nettleser?

 [Skjermdump]

Etiketten Rød (Konfidensielt) - Brukerdefinerte tillatelser kan bare legges til i skrivebordsapper, ikke nettlesere.

Hvorfor blir jeg bedt om å logge inn når jeg åpner et kryptert dokument?

 [Skjermdump]

Dette bekrefter identiteten din for å sjekke om du har tilgangsrettigheter.

Når jeg logger inn for å få tilgang til dokumentet, ser jeg en melding: "Du er ikke logget inn på Office med en konto som har tillatelse til å åpne dette dokumentet..."

 [Skjermdump]

Dette er fordi filen har en Konfidensielt følsomhetsetikett som bruker kryptering og begrenser tilgang. Kontoen din har ikke fått tillatelse til å se dokumentet. Kontakt eieren.

Når jeg prøver å åpne dokumentet, ser jeg denne meldingen: "Beklager, Word kan ikke åpne dette dokumentet i en nettleser fordi..."

 [Skjermdump]

Dette er fordi dokumentet er kryptert med brukerdefinerte tillatelser. Du kan ikke forhåndsvise det i nettleseren. Du må åpne filen i Word for å kunne autentisere.

Jeg har en ekstern kontakt (f.eks. leverandør eller kunde) som ikke kan åpne en Rød (Konfidensielt)\Brukerdefinerte tillatelser fil. Hva skal jeg gjøre?

 [Skjermdump]

De kan også se en melding om at elementet er kryptert, for eksempel fra Gmail.

 [Skjermdump]

Sørg for at mottakeren logger inn med en Microsoft-konto. Hvis problemene vedvarer, bruk etiketten Rød (Konfidensielt)\Unntak for å fjerne krypteringen.

Opplæringsressurser: Støtte for Microsoft

• Apply sensitivity labels to your files - Microsoft Support
• Apply sensitivity labels to email messages in Outlook - Microsoft Support
• Create protected PDFs from Office files - Microsoft Support
• Add a sensitivity label to SharePoint document library - Microsoft Support
• Open encrypted and protected messages - Microsoft Support
• Sharing files, mappes, and list items - Microsoft Support

Potensielle utfordringer og feilsøking

Brukere kan støte på flere problemer når de bruker følsomhetsetiketter:

Manglende etiketter

Hvis følsomhetsetiketter ikke er synlige, sørg for at brukerkontoen er en Microsoft 365-abonnent og at etikettene er publisert riktig.

Tilgangsproblemer

Brukere kan oppleve problemer med å få tilgang til merket innhold hvis tillatelsene ikke er konfigurert riktig. Bekreft at de riktige tillatelsene er tildelt under opprettelsen av etiketten.

Kompatibilitet

Sørg for at Office-appene er oppdatert med siste versjon for å støtte følsomhetsetiketter.

NIH referensemateriale

Lenker til NiH referansedokumenter

Microsoft referansemateriale

• Known issues with sensitivity labels in Office | Microsoft Support
• Can't send an encrypted email to many recipients - Microsoft 365 | Microsoft Learn
• Mail contacts lose access to encrypted content - Microsoft 365 | Microsoft Learn