Fargene i tabellen er basert på de forskjellige klassifiseringene av informasjon ved NIH. Se NIHs klassifiseringsguide for å bestemme klasse og lagringsguide for lagring.
Tabellen skal dekke de viktigste bruksmønstrene og verktøyene for deling av informasjon, men det vil alltid finnes andre måter å dele på. Kontakt IT-avdelingen dersom du har behov for bistand rundt dette.
| Applikasjon | Åpen (grønn) | Begrenset (gul) | Fortrolig (rød) | Strengt fortrolig (svart) |
|---|---|---|---|---|
| Intern e-post | Ja | Ja | Se under | Nei |
| Ekstern e-post | Ja | Se under | Nei | Nei |
| "Del"-knapp i Office 365 | Ja | Ja | Se under | Nei |
| NIH Microsoft 365 (Office, Teams, OneDrive, SharePoint) | Ja | Ja | Se under | Nei |
| FileSender | Ja | Ja | Nei | Nei |
| FileSender + 7-Zip-kryptering | Ja | Ja | Ja | Nei |
| Zoom | Ja | Ja | Ja | Nei |
| TSD | Ja | Ja | Ja | Ja |
Dele eller sende åpen eller fritt tilgjengelig (grønn) informasjon
Åpne data kan trygt sendes internt og til tredjepart med for eksempel e-post. Du behøver ikke ta noen spesielle forholdsregler. Til sending av store filer bør du bruke FileSender eller "Del"-knappen i Office 365, da mottakere kan ha sperringer på vedleggsstørrelsen de kan motta per e-post.
Du kan også dele grønne data i filer ved hjelp av SharePoint, Teams, OneDrive, eller andre verktøy der dette er hensiktsmessig. Husk at kommunikasjon med eksterne kan være underlagt krav om arkivering.
Dele og sende begrenset (gul) informasjon
Filer som inneholder begrenset informasjon deles normalt enklest gjennom Teams og OneDrive, både internt og eksternt. Ekstern deling kan utføres til bestemte personer gjennom "del"-knappen i Office 365. Ved sending av store filer eller dersom du ønsker å kryptere, anbefaler vi at du benytter FileSender.
Store mengder personopplysninger skal alltid behandles som fortrolig (rød) informasjon. Kontakt informasjonssikkerhetsrådgiver på NIH om du er i tvil eller har spørsmål.
E-post som inneholder begrenset informasjon kan sendes internt (mellom nih.no adresser).
E-post som inneholder begrenset informasjon kan sendes til eksterne mottakere, men du må forsikre deg om at e-posten går til rett mottaker før du sender.
Begrenset informasjon kan for det meste lagres på IT-utstyr og i systemer som er sikret med innlogging gjennom IT-kontoen din ved NIH. Teams og OneDrive kan eksempelvis benyttes til lagring av begrenset informasjon. Se lagringsguiden for full oversikt over egnet lagringssted for begrenset informasjon.
Dele og sende fortrolig (rød) informasjon
Sender du fortrolig informasjon skal dataene alltid være kryptert i henhold til relevante myndigheters anbefalinger. Passord for å låse opp kryptert innhold aldri skal deles i samme kanal som selve det krypterte innholdet.
NIH anbefaler at dokumenter og filer krypteres i 7-Zip eller med de innebyggede funksjonene i Office-programmene.
Microsoft 365 og underliggende tjenester, herunder Outlook, OneDrive, Teams, SharePoint, og Office-pakken, er godkjent for deling av røde data dersom innholdet krypteres med følsomhetsetikett eller annen godkjent kryptering. Se veiledning om følsomhetsetiketter og kryptering i Microsoft 365.
Skal du dele dokumenter med følsomhetsetikett i Microsoft 365, anbefaler NIH at du påfører dokumentet en følsomhetsetikett, kontrollerer at riktige personer har riktige tilganger, og deler en lenke til dokumentet, ikke selve dokumentet.
Fortrolig (røde data) skal ikke sendes åpent med e-post. Røde data kan sendes med e-post til NIH-adresser dersom innholdet krypteres med godkjent kryptering før sending, enten ved å ved å merke e-posten med følsomhetsetikett eller kryptere vedlegg. Ved sending av filer og dokumenter utenom Office-filer anbefaler vi at disse krypteres i 7-Zip. Fortrolig informasjon skal ikke sendes til eksterne uten at innholdet er kryptert med et egnet verktøy.
Nedlasting av filer og vedlegg skal kun skje på utstyr som er eiet og driftet av NIH.
Behandling av fortrolig informasjon (svart)
Tjenester for Sensitive Data (TSD), som driftes av UiO, er NIHs eneste godkjente lagringssted for svarte data.
Innhold klassifisert som Strengt fortrolig skal i utgangspunktet aldri deles. Kontakt IT-avdelingen eller informasjonssikkerhetsrådgiver for bistand dersom du mener å ha mottatt slik informasjon eller meld det som et mulig avvik. Dersom du har behov for å sende strengt fortrolig informasjon kan du også kontakte IT-avdelingen eller informasjonssikkerhetsrådgiver.