Arbeidslivsportalen for ansatte ved NIH

Det er først og fremst praksiskoordinatorene ved det enkelte institutt som skal jobbe i Arbeidslivsportalen, men det vil også være et nyttig verktøy for fagpersoner når de skal se hvilke studenter de har fått tildelt.

Innlogging via FEIDE:

Arbeidslivsportalen

Terminologi i ALP:

  • Praksisaktivitet: en praksisperiode kalles en praksisaktivitet.
  • Klasse: benyttes for å skille praksisaktiviteter.
  • Underviser: studentenes fagansvarlige ved NIH.
  • Veileder: studentenes veiledere ute på praksisstedene.

 

 

 

Opprette ønskeliste for studenter

Tildel studenter praksisplass og underviser/veileder

Del resultat med studenter og praksissteder

Praksiskoordinator

Det må foreligge en praksisavtale mellom NIH og praksissted. På sikt vil avtalen kunne skrives, digitalt signeres og overføres til arkiv, direkte i løsningen. Praksiskoordinator har i en overgangsfase registreringsrettighet og kan registrere nye praksissteder i ALP (Unit skal ha ansvaret for denne oppgaven til vanlig). 

Brukerrettigheter og -roller

Leserettighet gir brukeren mulighet til å lese innhold i ALP, men ikke utføre noen handlinger.

Skriverettighet er den vanligste rettigheten og gir brukeren tilgang til å opprette og endre praksisaktiviteter, registrere studenter, bestille praksisplasser og fordele studenter.

Administratorrettighet er den øverste rollen og kan utføre alle handlinger.

Legge til nye praksissteder i ALP

Når det foreligger en praksisavtale med et nytt praksissted må du alltid legge til praksisstedadministrator. Praksisstedadministrator har ansvar for å fordele oppgaver til andre ved praksisstedet og kan legge til kapasitet og veiledere for praksisstedet. Før hver ny praksisperiode, kan det være nyttig å kontrollere om administrator fortsatt er de(n) samme.

Nye brukere inviteres via Praksissted i menyen til venstre. Det fremkommer tydelig hvilke praksissteder som har invitert brukere og ikke. Klikk på inviter ny bruker, fyll ut navn og e-post. Klikk på inviter bruker. Gjenta for de brukerne du må invitere.

Opprette praksisaktivitet i ALP

Klikk på praksiskalender i venstremenyen. Dersom du ikke ser praksisemnet ditt med en gang, søk etter praksistype eller emne. Du finner emnet i kalenderen, men uten praksisaktivitet. Plasser musepekeren på uken i kalenderen hvor praksisperioden starter og klikk på plusstegnet. Utkast til praksisaktiviteten er nå opprettet og du ser fanen detaljer. Juster eventuelt oppstart- og avslutningsdatoer. Legg inn estimert behov for praksisplasser. 

Legg til interne undervisere/koordinatorer på praksisaktiviteter

Personer du legger til på en praksisaktivitet må være opprettet som brukere i ALP (ta kontakt med Studieseksjonen ved problemer). Gå til praksiskalenderen og søk opp praksisemnet. Klikk på forekomsten i kalenderen. Klikk på fanen Roller, og Legg til koordinator eller Legg til underviser nede i høyre hjørne. Søk opp personen du skal legge til i nedtrekksmenyen. Legg til. Gjenta til du har lagt til alle som skal være underviser/koordinator på praksisaktiviteten.

En person kan ha flere roller. Om en både skal være koordinator og underviser må du legge vedkommende inn to ganger: en gang som koordinator og en gang som underviser.

Forhandle om praksisplasser

I praksis starter forhandlingene ved at du sender bestilling av praksisplasser til praksisstedene. Praksisstedet svarer på bestillingen ved å fylle inn sin tilgjengelige kapasitet.

Bestilling av praksisplasser er knyttet til den enkelte praksisaktiviteten. Søk opp praksisemnet i praksiskalenderen, klikk på praksisaktiviteten. Åpne fanen Steder, legg inn ønsket antall praksisplasser i kolonnen Bestilling. Lagre. Klikk Velg handling og Flytt bestilling slik at bestillingen går direkte til praksisstedet. Del med aktive praksissteder når alle bestillinger er lagt inn. Når du har delt bestillingen blir den sendt til praksisstedene. Veilederne på praksisstedene vil motta en varsele-post fra ALP.

Du mottar e-post når praksisstedet har svart på din bestilling ved å legge inn kapasitet. Du kan også registrere kapasitet på vegne av praksisstedet. Når du har mottatt (eller registrert) svar fra alle praksissteder, kan du opprette ønskeliste slik at studentene kan prioritere hvilke praksissteder de ønsker seg.

Opprette ønskeliste for studenter

Dersom studentene skal få ønske seg praksissteder, må du aktivt åpne for det. Ønskelisten kan åpnes først etter at bestilling på praksisplasser er sendt til praksisstedene og du har mottatt kapasitet.

Gå til praksisforekomsten i kalenderen, klikk fanen Steder og skroll ned til bunn av siden for å finne feltene for ønskelisten. Legg inn svarfrist i feltet Åpne opp for studentønsker med svarfrist. Juster maksgrense for antall ønsker en student kan sette opp, ved behov. Klikk på Åpne ønskeliste (og evt. bekreft endring i maks antall ønsker). Når svarfristen har gått ut kan du fordele studentene. Fordelingsalgoritmen vil da ta hensyn til prioriteringer.

Tildel studenter praksisplass og underviser/veileder

Etter du har fått tilsendt kapasitet fra praksisstedene, kan du fordele studentene på praksissted. Gå til praksiskalenderen. Søk opp praksisemnet og klikk på praksisforekomsten i kalenderen. Klikk på fanen Fordeling. Du vil få valget om å fordele automatisk eller manuelt. 

  • Automatisk fordeling: klikk på Automatisk fordeling nede til venstre i bildet. Har studentene lagt inn ønskeliste i forkant av fordelingen, vil rutinen ta hensyn til ønskene så langt det lar seg gjøre. Det er mulig å gjøre endringer i fordelingen i etterkant, så du er ikke låst til den fordelingen ALP har gjort.
  • Manuell fordeling: fordel studentene enkeltvis ved å velge praksissted i nedtrekksmenyen under plassering. Hvor mange plasser det er på hvert praksissted er angitt i nedtrekkslisten og oppdaterer seg etterhvert som det får tildelt studenter.

Det er mulig å både bruke automatisk og manuell fordeling, enten ved først å manuelt plassere enkeltstudenter, lagre, og så kjøre automatisk fordeling for resten (typisk tilretteleggingstiltak), eller ved å kjøre automatisk fordeling først, og så etterjustere dersom man oppdater åpenbare, skjeve utslag.

Hvis studentene skal tildeles underviser(e) fra NIH, må personene det gjelder være lagt til som undervisere på praksisaktiviteten (i fanen Roller). Tildelt enkeltstudenter underviser (faglig kontaktperson) ved å legge til aktuell underviser i nedtrekksmenyen for den enkelte student. Lagre tildelingen. 

Hvis studentene skal tildeles praksisveileder(e), må de aktuelle personene være lagt inn, og tilknyttet praksisaktiviteten av sin praksisstedadministrator (eller deg som stedfortreder for praksisadministrator). Tildel enkeltstudenter veileder (ekstern faglig kontaktperson) ved å legge til aktuell veileder i nedtrekksmenyen for den enkelte student. Lagre tildelingen.

Nedtrekkslisten viser alle veiledere på praksisstedet underlagt samme overordnede nivå, for eksempel en kommune. Vær derfor nøye med å sjekke at veilederen du legger til jobber på praksisstedet studenten skal på. Når du er ferdig med fordeling av praksisplass, og eventuelt også har tildelt intern fagperson og ekstern praksisveileder, kan du publisere resultatet. 

Del resultat med studenter og praksissteder

Når du er ferdig med å fordele studenter på praksissteder, deler du resultatet med studenter og praksissted. Både studenter og praksiskoordinatorer og veiledere får e-post når fordelingen deles med dem. Vi anbefaler å dele med studentene først, for å håndtere eventuelle klagesaker, før du deler fordelingen med praksissted. år du er klar for å publisere fordelingen til studentene klikker du på Lagre fordeling i FS. Bekreft at Du vil få opp et varsel om å sende fordelingsresultatet til FS. Studentene vil da se hvor de er tildelt plass både i ALP og i Studentweb.

Når du er klar til å sende fordelingen til praksisstedene klikk på Del med praksissteder og lagre i FS. Praksissteder får varsele-post når studentene er fordelt på deres sted.