Personvernerklæring for Søknadsweb

Personvernerklæring for Søknadsweb

 1) Kort om Søknadsweb

Søknadsweb er en webapplikasjon for søking om opptak til studier ved Norges idrettshøgskole

 Søknadsweb er knyttet til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Det betyr at data som registreres i Søknadsweb lagres i FS. Data i FS rapporteres i ulike sammenhenger til en rekke parter/virksomheter.

 2) Hva er en personvernerklæring?

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Norges idrettshøgskole håndterer dine personopplysninger i datasystemet FS. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.

 3) Hva regnes som personopplysninger?

Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person.

 Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.

 4) Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Søknadsweb

Formål
Formålet med behandlingen av personopplysninger i Søknadsweb er at du skal kunne registrere søknad om opptak til studier.

Rettslig grunnlag
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i Søknadsweb er GDPR artikkel 6 nr, 1 bokstav e, jf. nr. 3 bokstav b, og bestemmelser i Lov om universiteter og høyskoler (universitets- og høyskoleloven) § 4-15. Ved behandling av søknader om opptak til høyere utdanning utøver institusjonen offentlig myndighet. For eksempel er et vedtak om tildeling av studieplass å anse som et enkeltvedtak.

 5)  Hvilke personopplysninger blir behandlet i Søknadsweb og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?

Per i dag blir det ikke lagret eller behandlet sensitive personopplysninger om deg i Søknadsweb.

 Når du logger deg på i Søknadsweb lagrer vi ditt fødselsnummer, din IP-adresse og eventuelle feilmeldinger. Denne informasjonen lagres for å kunne gi deg bistand ved behov for hjelp i forbindelse med bruk av Søknadsweb. Personopplysningene dine knyttet til dine innlogginger lagres i 12 måneder før de slettes.

 Vi lagrer også informasjon om hvilke handlinger du utfører i Søknadsweb. Denne informasjonen slettes etter 12 måneder.

 Følgende personopplysninger kan bli behandlet i Søknadsweb: profilinformasjon (slik som ditt navn, fødselsnummer/D-nummer/S-nummer (11 siffer), , kontaktinformasjon, informasjon om din bakgrunn, morsmål, søknadsinformasjon, samtykker du har gitt, informasjon om søknadsalternativer og dokumenter du laster opp i forbindelse med søknaden.

 Personopplysninger som registreres i Søknadsweb blir sendt til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Personopplysninger i FS lagres i utgangspunktet til evig tid.

 Personopplysningene dine kan hentes fra:

  1. Deg selv via Søknadsweb
  2. Felles studentsystem (FS)

 Frivillige registreringer

  1. Deg selv via Søknadsweb

Det er frivilling for deg å registrere personopplysninger i Søknadsweb, men uten personopplysningene dine kan det være at vi ikke får behandlet søknadene dine.

 Registreringer som gjøres uten ditt uttalte samtykke

  1. Felles studentsystem (FS)

I noen tilfeller er det nødvendig at saksbehandlere ved Norges idrettshøgskole registrerer opplysninger på deg tilknyttet dine søknader. Eksempler på dette kan være vurderinger knyttet til søknad om opptak. Disse dataene blir kun sendt til Søknadsweb for at du skal kunne få innsyn i dine data.

 

6) I noen tilfeller utfører vi automatisk saksbehandling

Når du benytter Søknadsweb ved Norges idrettshøgskole vil en rekke prosesser tilknyttet til søknaden utføres som delvis automatisk eller helautomatisk saksbehandling. Det gjelder i følgende tilfeller:

  • poengberegning ved opptak
  • tildeling av studieplass
  • søknad om utveksling

7) Vi utleverer dine personopplysninger til andre

Utlevering eller eksport av data defineres som enhver avgivelse av data foruten til eget system/behandling eller til den registrerte selv eller noen som mottar data på dennes vegne.

Norges idrettshøgskole kan utlevere eller eksportere data som inneholder personopplysninger til andre systemer, det vil si ekstern databehandler i de tilfellene der det anses som nødvendig.

 Dine personopplysninger blir ikke utlevert til land utenfor EU/EØS, eller noen internasjonale organisasjoner.

 Dine personopplysninger kan bli utlevert til følgende parter/virksomheter:

1)      Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning

Søknadsweb utvikles av Unit. Ansatte ved Unit som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

 2)      Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT) ved Universitetet i Oslo (UiO)

Søknadsweb driftes av USIT ved UiO. Ansatte ved USIT som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til dine personopplysninger. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten.

 3)      UNINETT AS

Det er mulig å logge inn i Søknadsweb med innloggingsløsningen FEIDE. FEIDE utvikles og leveres av UNINETT AS. Ansatte ved UNINETT AS som har behov for det i sin jobb vil ha tilgang til ditt FEIDE-navn og IP-adresse. Dette for å kunne utføre brukerstøtte og eventuell feilretting i tjenesten. Etter seks måneder slettes dine personopplysninger hos FEIDE.

 4)      Direktoratet for forvaltning og ikt (Difi)

Det er mulig å logge inn i Søknadsweb med innloggingsløsningene MinID, BankID, Buypass og Commfides via ID-porten. Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i ID-porten, samt opplysninger som benyttes for å administrere MinID.

 Hvis du logger inn med ID-porten, kan ansatte i brukerstøtte og forvaltning hos Difi ved behov se ditt fødselsnummer og kontaktinformasjon samt tidsavgrenset innloggingshistorikk.

Behovet oppstår når Difi må yte hjelp til bruker eller ved feilsøking/-retting av tjenesten.

 Leverandørene av de elektroniske ID-ene (BankID, Buypass og Commfides) er behandlingsansvarlige for personopplysninger som er nødvendig for å administrere sine innloggingsløsninger.

 5)      Andre parter

Personopplysninger du registrerer i Søknadsweb sendes til det studieadministrative systemet Felles studentsystem (FS). Se personvernerklæringen for FS for mer detaljer om hvilke virksomheter som mottar personopplysninger fra FS.

 8) Sikkerheten rundt dine personopplysninger

Norges idrettshøgskole gjennomfører regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Søknadsweb. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatt enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.

 9) Dine rettigheter 

Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan Norges idrettshøgskole behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.

 Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Norges idrettshøgskole. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.

Rett til korrigering 
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.

Rett til å begrense 
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.

Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.

 I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.

Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.

Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.

Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10.

Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.

10) Kontakt
Behandlingsansvarlig
Norges idrettshøgskole er behandlingsansvarlig for personopplysninger i Søknadsweb, jf. GDPR artikkel 4 nr. 7.

Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor,  kan du ta kontakt på personvernombud@nih.no  Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.

Personvernombud
Norges idrettshøgskole har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Norges idrettshøgskole. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Norges idrettshøgskole kan nås via e-post: personvernombud@nih.no.

 Tjenesteleverandør
Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning er tjenesteleverandør av Søknadsweb. Det vil si at Unit utvikler og forvalter Søknadsweb og at Unit har det daglige ansvaret for driften av Søknadsweb. Gjennom dette arbeidet har utvalgte personer ved Unit tilgang til alle personopplysninger som er registrert i Søknadsweb, og med det også personopplysninger som sendes til og fra FS.

Kontaktinformasjon til Unit: fs-sekretariat@fsat.no