Oppbevaring av aktive forskningsdata / forskningsmateriale under utarbeiding

Formål

NIH skal sørge for at personopplysninger, helseopplysninger og humant biobankmateriale behandles forsvarlig og kun er tilgjengelig i nærmere angitt tidsrom for medarbeidere som skal gjennomføre godkjente forskningsprosjekt.
NIH skal tilrettelegge for at forskningsmateriale under utarbeidelse ikke går tapt
 

Aktiviteter

  • Aktive forskningsdata/forskningsmateriale under utarbeidelse – bør i størst mulig grad – lagres på NIHs IT-system for å sikre back-up.
  • Personopplysninger skal snarest mulig avidentifiseres
  • Avidentifisere data som oppbevares på bærbare enheter skal være kryptert og enheten skal være sikret med passord
  •  Sikkerthetskrav for lagring av aktivt forskningsmalteriale ved NIH  skal følges 
 

For personopplysninger og helseforskningsdata er hovedregelen at disse skal oppbevares avidentifisert, dvs. at forskningsdata og identifiserende elementer (koblingsnøkkel) skal lagres hver for seg.

  • Papirbaserte forskningsdata som ikke er avidentifisert skal lagres i avlåste arkiv hvor kun personell underlagt NIHs instruksjonsmyndighet har tilgang.
  • Avidentifiserte data og koblingsnøkkel skal lagres/oppbevares adskilt
  • Prosjektleder har ansvar for å godkjenne hvilke prosjektmedarbeidere som skal ha tilgang til forskningsdata.
  • Dersom ekstern forskningsmedarbeider skal ha tilgang til forskningsdataene, må avtale med ikke ansatt som sikrer organisasjonens instruksjonsmyndighet over vedkommende undertegnes før slik tilgang kan gis.
  • Tilgangen til koblingsnøkkelen skal sterkt begrenses etter at datainnsamling, avidentifisering og kvalitetssikring av data  er fullført.
  • Oppbevaring av humant biobankmateriale er spesielt regulert, se Regler for forskningsbiobank. ALT MED FORSKNINGSBIOBANK MÅ OPPDATERES
For oppbevaring etter avsluttet prosjekt, se rutine under avslutning av prosjekt.
 

Dokumentasjon

Oversikt over hvem som har tilgang til forskningsdataene i det enkelte prosjekt oppbevares av prosjektleder. Opplysningene skal alltid være tilgjengelig for forskningsansvarlig/seksjonsleder.