Avslutning av forskningsprosjekter og lagring av forskningsdata

Formål

Personopplysninger skal som hovedregel ikke oppbevares lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet.  To unntak fra dette er:
  • Oppbevaringsplikt for forskningsdataene av hensyn til etterkontroll og tilsyn
  • Gjennomføring av oppfølgingsstudier eller for å undersøke relaterte forskningsspørsmål basert på samme datautvalg og grunnlag
Styret ved NIH har vedtatt at forskningsdata skal være tilgjengelig i 5 år for etterprøvbarhet og kontroll, og at dataene i denne perioden lagres på en forsvarlig måte som sikrer et godt personvern.
 

Aktiviteter

  • Deltakerne i forskningsprosjekter må gis informasjon om og samtykke til lagring av data etter prosjekt avslutning
  • Forskningsdataene som ønskes brukt til oppfølgingsprosjekt eller til andre formål, eller som lagres for etterkontroll, kan kun lagres etter godkjenning fra REK/NSD. Det skal derfor  fremgå av søknaden til REK/NSD at data skal oppbevares i 5 år og at deltakerne vil bli informert om dette før de samtykker til deltakelse i prosjektet. REK/NSD skal godkjenne lagringen.
  • Ved klinisk utprøving av legemidler på mennesker skal alle kildedata være tilgjengelige på hvert utprøvingssted i minst 15 år etter at sluttrapport foreligger. Kontraktsbestemmelser kan tilsi lengre lagringstid
  • Kildedata eller andre forskningsdata og dokumenter må ikke slettes dersom tilsynsmyndighetene har åpne saker tilknyttet forskningsprosjektet, eller dersom prosjektleder eller medarbeidere er under granskning i uredelighetsutvalget for forskning
  • Ved avslutning av prosjektet må prosjektleder levere sluttrapport til REK/melding til NSD
  • Seksjonsleder skal informeres når et prosjekt er avsluttet
  • Prosjektleder er ansvarlig for at eventuelle kopier av forskningsdataene hos prosjektmedarbeiderne slettes, slik at prosjektleder har full kontroll med alle forskningsdataene under langtidsoppbevaring
  • Forskningsdata hvor NIH er forskningsansvarlig/behandlingsansvarlig, skal oppbevares i 5 år hos NIH eller NSD
  • For lagring internt  kontakt IKT. NSD kontaktes dersom data skal lagres der
 

Dokumentasjon

  • Melding/sluttrapport til NSD/REK
  • Eventuell ny søknad til REK/NSD
  • Dokumentasjonen arkiveres etter gjeldende retningslinjer for arkivering.